Dankzij Vlaamse subsidie zal Wingene automatisch geboortepremies kunnen toekennen aan gezinnen

De gemeente Wingene kan rekenen op 500.000 euro Vlaamse subsidie voor het project ‘Family ProEf’. Een innovatief project dat werk maakt van het automatisch toekennen van o.a. geboortepremies. De redactie van Subsidiemanager ging langs bij projectleider Tim Denoulet, die met trots hun project voorstelt.

 

Subsidiemanager: Kan je het project Family ProEF kaderen?

Tim Denoulet: Het is een tweetrapstraject geweest. In het programma Gemeente zonder Gemeentehuis (GzG) zijn we begonnen in oproep 1 waarin we hebben ingediend voor een innovatief concept. Daarna hebben we in oproep 7 ingediend voor een thematisch project.

De eerste aanvraag was een theoretische oefening, een onderzoekfase. We zijn hiervoor vertrokken vanuit de bemerkingen in ons bestuur. Het vertrekpunt was dat wij subsidies uitgeven maar dit gebeurt niet altijd op de meeste efficiënte manier. Een voorbeeld daarvan is de geboortepremie, een eenvoudige premie. Inwoners hebben recht op die premie vanuit lokaal niveau. Je kan het zien als een klein duwtje in de rug van gezinnen.

De doorlooptijd tussen het kindje aangegeven bij het bestuur tot de ontvangst van de premie duurt al snel twee à drie maanden, wat veel te lang is. Er zit namelijk veel manueel werkt achter. Het is nochtans een heel eenvoudig proces en we zijn ook niet zo’n grote gemeente met niet zoveel geboortes maar toch neemt dit veel uren in beslag. Het proces wordt vooral vertraagd omdat we aan de ouders vragen om een aanvraag voor de premie in te dienen. Dit doen we vandaag nog met een fysieke brief. Pas wanneer de ouders een aanvraag hebben ingediend en ons de gevraagde gegevens hebben bezorgd kunnen we verder. Als men dit vergeet dan sturen we hen trouwens een herinnering. Er zitten met andere woorden drie valkuilen in dit proces: (1) het duurt te lang, (2) wij moeten er (veel) werk insteken en (3) we moeten de ouders bevragen.

Het startpunt van dit hele traject is de theorie dat de premie automatisch zou moeten uitbetaald kunnen worden op het juiste rekeningnummer van zodra de geboorteaangifte er is. Hierdoor zou de premie bijvoorbeeld twee à drie weken na de geboorte er al kunnen zijn. De boodschap die je dan kan brengen naar gezinnen ziet er helemaal anders uit dan wanneer je hen zelf eerst een aanvraag laat indienen.

Nadat we het probleem hadden bepaald wisten we natuurlijk nog niet of we een oplossing gingen vinden om dit te doen lukken. We hebben bepaalde gegevens nodig, waaronder het rekeningnummer, maar ook iemand die het kan doen voor ons. Dankzij Gemeente zonder Gemeentehuis is ons goedgekeurde project breed gecommuniceerd. Zo zijn we bij het VUTG, het Agentschap Uitbetaling Groeipakket, op de radar gekomen. Doordat zij zich bezig houden met de uitbetaling van het groeipakket beschikken ze over heel wat nuttige gegevens. Het VUTG heeft Wingene gecontacteerd met de vraag of ze konden helpen. Zij wilden ook graag meer doen met de gegevens die ze hebben en hun dienstverlening richting lokale besturen. Samen hebben we het concept verder uitgewerkt. We zijn geëindigd met een dienstverlening op drie niveaus die vanuit het agentschap kan aangeboden worden.

• Datagegevens: het bestuur wil een voordeel geven aan een gericht deel van haar inwoners maar heeft geen idee hoe groot de doelgroep is. Op basis van criteria vanuit het lokaal bestuur kan het VUTG aangeven hoe groot de doelgroep is.
• Persoonsgegevens/gegevensuitwisseling: in tweede instantie kan het VUTG op basis van diezelfde criteria ook aangeven wie in de doelgroep zit.
• Betaling triggeren: voor iedereen in de doelgroep kan het VUTG een betaalinstructie bezorgen aan het lokaal bestuur dat zo onmiddellijk weet welk bedrag naar welk rekeningnummer moet betaald worden.

Deze flow wordt dan idealiter automatisch aan elkaar geknoopt. Uiteraard worden alle gegevens op een veilige manier uitgewisseld, in samenwerking met Digitaal Vlaanderen.

De tweede oproep van Gemeente zonder Gemeentehuis ging dan over de effectieve implementatie in de praktijk. Daar zijn we nu mee gestart en we verwachten dat dit zal duren tot 2025. Dit is de duurtijd die het agentschap nodig heeft om hun dienstverlening verder uit te bouwen en te digitaliseren. In die periode doen we er ook alles aan om andere besturen aan boord te krijgen om hier gebruik van te maken.

Een leuk weetje rond de naam Family ProEf. “Family” slaat op gezinnen met kinderen en de “ProEf” staat voor Proactief en Effectief. We kunnen onze middelen veel gerichter en effectiever inzetten op de doelgroep die we willen bereiken, en dat op een proactieve en zelfs automatische manier.

Subsidiemanager: Werd het project grootser door de subsidie?

Tim Denoulet: Het is veel grootser geworden. We hebben de kans gekregen om onderzoek te doen door met partners te praten, waaronder Digitaal Vlaanderen. Zo hebben we samen met hen de afweging gemaakt of we voor ons project inhoudelijk verder moesten gaan dan gezinnen of toch beter daarop mikken en snelheid maken.

De start was een hele kleine premie maar we zien intussen dat we veel verder kunnen gaan naar mogelijke zorgtoelagen, zelfs kansarmoedetoelagen, maar omwille van de samenwerking met het Agentschap Uitbetaling Groeipakket wel altijd gekoppeld aan gezinnen met kinderen. We kunnen zelfs nog een stap verder gaan en hiermee bijvoorbeeld beleidsdoelstellingen bepalen. Op die manier kunnen we ons beleid sturen op basis van effectieve gegevens waar je als lokaal bestuur zelf moeilijker aan geraakt. We hebben bijvoorbeeld een doelgroep voor waarna we bij het VUTG opvragen over hoeveel rechthebbenden het gaat, en dat afzetten tegenover onze financiële draagkracht, om vervolgens eventueel verder te verfijnen of bijkomend budget te voorzien.

Maar hier stopt het niet. Het verhaal van de non take-up hangen we hier ook aan vast. Het recht is er maar niet iedereen maakt er gebruik van. Met de nieuwe dienstverlening willen we die non take-up minimaliseren. Ook digitale inclusie vergeten we niet. We verwachten niet van de burger dat ze ook digitaal onderlegd zijn. De dienstverlening is gedigitaliseerd in de achtergrond om iedereen beter te kunnen bedienen. Er zijn dus heel veel verschillende facetten aan dit project. Dit zie je gaandeweg ontstaan. Je begint met iets klein maar het wordt alsmaar groter.

Subsidiemanager: Wat was jouw rol in dit dossier?

Tim Denoulet: Ik ben projectleider vanuit Wingene als penhouder van de twee dossiers en heb het idee helpen vormgeven, samen met onze partner en ondersteund door een externe projectbegeleider. Ik was voor de conceptstudie de interne trekker en hield de vooruitgang in de gaten. Ook de indiening van het tweede dossier heb ik voorbereid.

Subsidiemanager: Hoe volg je zo’n subsidiedossier op?

Tim Denoulet: We hebben dat in stukjes gedaan. We hebben met de respectievelijke diensten gepraat en de achterliggende processen uitgetekend. Waar zit het werk? Waar zien we tijd over gaan waar het niet nodig is? Waar kan het beter of veiliger? Ook gingen we op zoek naar de mankementjes in het proces. Met andere woorden, alles waar we rekening mee moeten houden in de oplossing waar we naar op zoek zijn.

We hebben dat voor twee processen gedaan, ook op vraag van GzG. We deden dat naast de geboortepremies ook voor de mantelzorgpremie. Daar zou automatisatie ook wel passen als je kijkt naar de criteria en controle erachter.

Subsidiemanager: Je spreekt over de mantelzorgpremie. Dit kan een aanleiding zijn om andere premies ook te automatiseren. Hoe zien jullie dat verder?

Tim Denoulet: Idealiter gaan we voor automatische rechtentoekenning op verschillende niveaus. De mantelzorgpremie blijkt nu één van de gevallen te zijn waar het wel kan maar zo zijn er nog veel andere mogelijkheden. Samen met onder meer Leuven en Ledegem maken we naast de geboortepremie ook werk van respectievelijk zorgtoelagen en toelagen voor kansarmen.

In de eerste studiefase hebben we samen met Digitaal Vlaanderen ook geïdentificeerd dat dit een mooi precedent is om mee naar andere agentschappen te stappen. Je kan ermee aantonen dat het zinvol inzetten van beschikbare gegevens bij agentschappen de dienstverlening op lokaal niveau kan versterken.

Subsidiemanager: Er zijn verschillende lokale besturen die meestappen in dit project, wie zijn dat allemaal? Hoe hebben jullie die partners gevonden?

Tim Denoulet: Naast wij als trekker, is dat in eerste instantie Stad Leuven. Zij waren al in gesprek met het agentschap voor een andere soort dienstverlening waardoor we dit konden meenemen. Zij gaan nu verder doen rond zorgtoelagen. Daarnaast heb je de gemeente Ledegem uit onze regio die is ingestapt rond toelagen voor kansarmen. Regio Midwest is (en was bij de eerste oproep) onze klankbordgroep, daardoor is Ledegem trouwens met ons in contact gekomen. Op kwartaalbasis komen we samen met de klankbordgroep om terug te koppelen. Welzijnszorg Kempen is later in het traject ingestapt. Zij zijn bezig met een project rond het minimaliseren van non take-up en zagen een duidelijke link met ons project. Dit alles samen geeft ons direct geografische spreiding. Naar de toekomst toe kunnen we dit zo verder laten groeien.

Subsidiemanager: Jullie hebben als pionier wel iets in gang gestoken. Denk je dat er nog veel andere gemeenten jullie voorbeeld gaan volgen?

Tim Denoulet: Digitaal Vlaanderen geeft aan dat ze willen verder gaan. Dit project heeft dus zeker iets teweeg gebracht. De bereidwilligheid van agentschappen is een must. Je kan dit niet op lokaal niveau realiseren. Het zou mooi zijn dat andere agentschappen en lokale besturen hier ook voor open staan.

Subsidiemanager: Naar totale doorlooptijd en ook naar investering, kan je inschatten hoeveel medewerkers daarmee bezig zijn geweest? Voor de opmaak van het dossier tot nu?

Tim Denoulet: Dat viel heel goed mee. Ikzelf ben er in de loop van 2022 een dertigtal dagen mee bezig geweest. Daarnaast heb je ook het werk van onze externe partner die het mee begeleid heeft en dat van het Agentschap Uitbetaling Groeipakket uiteraard. Af en toe roepen we de klankbordgroep samen om hen te informeren en hun feedback te vragen. Op zich viel alles samen heel goed mee.

Qua doorlooptijd mag je rekenen op iets minder dan een jaar voor de conceptstudie. We hebben ingediend in november 2021 om in januari 2022 goedkeuring te krijgen, waarna we begin februari 2022 begonnen zijn en in september 2022 hebben afgerond. We kregen een jaar maar we hebben dat eigenlijk niet nodig gehad. We hebben snelheid kunnen maken doordat het agentschap ons pad heeft gekruist.

Subsidiemanager: Wat is de ratio van bedrag dat je binnengehaald hebt ten opzichte van de kostprijs van het hele project?

Tim Denoulet: Voor het concept is dat 100% in en 100% uit. Wat we gekregen hebben is volledig geïnvesteerd in het uitwerken van het concept.

Subsidiemanager: Was er dan ook een rechtstreekse link met het meerjarenplan?

Tim Denoulet: Ja, er zit een actie in ons meerjarenplan rond het optimaliseren van premies en subsidieprocessen. Maar daar gebeurde lang niets mee. Deze subsidie is een katalysator geweest en brengt een versnelling teweeg in iets dat we al langer wilden doen. Het is niet méér of iets extra geweest bovenop ons initiële meerjarenplan.

Subsidiemanager: Wat zijn nu de verdere stappen in het project want je sprak in het begin over een uitrol tot 2025?

Tim Denoulet: In januari hebben we de partners terug rond de tafel geroepen. We zijn het plan van aanpak voor ons thematisch project op dit moment aan het uitschrijven. We willen gaandeweg dingen realiseren en proberen met enkele besturen. Werkt het zoals het hoort? We gaan dit gradueel opbouwen en stukje per stukje in de markt zetten. Dat laat ook ruimte om op een structurele manier campagne te voeren om besturen zo ver te krijgen om de meerwaarde van dit project te zien en hiervan gebruik te willen maken. Dat vinden we bijna even belangrijk als het maken van de oplossing.

Subsidiemanager: Deze vraag kan uiteraard niet ontbreken. Was Subsidiemanager een meerwaarde in het proces?

Tim Denoulet: Voor beide subsidieaanvragen heb ik een dossier gemaakt in Subsidiemanager. Ik heb de planning in drie fasen opgedeeld: voorbereiding van het dossier, opvolgmomenten tijdens het project en eindrapportering. Het ging me vooral over de opvolging en de verschillende momenten die we hadden met Gemeente zonder Gemeentehuis. Zo kon ik afvinken welke we al hadden gehad. Naar eindrapportering toe kon ik zo makkelijk weten wat we allemaal moesten opmaken en tegen wanneer we dit moesten indienen.

Ook het financiële luik heb ik gebruikt om in de gaten te houden welke bedragen we kregen. Gaandeweg heb ik de hieraan gekoppelde uitgaven ook bijgehouden. De laatste subsidieschijf moeten we nog ontvangen maar deze werd wel al als toegekende subsidie geregistreerd. Eens die er is kunnen we dan ook het saldo uitbetalen aan onze partner.

Ik heb dit vooral voor mezelf gebruikt om de structuur te behouden. Je ziet altijd in één oogopslag waar je staat door de procentuele opvolging  van inkomsten en uitgaven. Ook naar deadlines toe. Voor het nieuwe project liggen deadlines bijvoorbeeld in 2025. Het is dan zeker niet slecht dat je er een automatische melding van ontvangt wanneer die deadline nadert.

Hieronder zijn enkele screenshots te vinden van ons subsidiedossier in Subsidiemanager. 

Planning

Verrichtingen

Toegekende subsidie

Subsidiemanager: Om te eindigen, wil je de lezer graag nog iets meegeven?

Tim Denoulet: In mijn ogen moet je durven opportuniteiten grijpen maar tegelijk ook wat geluk hebben om de juiste partners te vinden. We zijn met een klein idee begonnen maar met een groots concept geëindigd. We hadden vooraf nooit kunnen dromen dat we voor het project met ruim 40 partners zouden samenwerken. Zonder de katalysator van Gemeente zonder Gemeentehuis gingen we waarschijnlijk nooit de stap gezet hebben om zo ver te gaan. We gingen misschien op onszelf iets geprobeerd hebben maar naar Vlaanderen stappen zouden we vermoedelijk niet overwogen hebben.

We zien wel een beweging die in opmars is. Vlaanderen staat meer open om te luisteren naar gemeenten. Zo lanceerde Digitaal Vlaanderen het programma “Lokaal digitaal” op basis van bevindingen uit Gemeente zonder Gemeentehuis. De Vlaamse Overheid wil hiermee meer vraaggestuurd werken richting lokale overheden. Dat is een heel goede evolutie.

Subsidiemanager: Het is een zeer mooi initiatief, dat staat vast!

Tim Denoulet: Ik ben vooral blij dat we iets gevonden hebben waarmee we onze inwoners echt kunnen helpen. Niet enkel die in onze gemeente, maar overal in Vlaanderen.

 

Het project Family ProEf werd mogelijk gemaakt dankzij subsidiëring door Gemeente zonder Gemeentehuis, een project van Vlaamse Veerkracht, het relancebeleid van de Vlaamse Regering dat gefinancierd werd door de Europese Unie via NextGenerationEU.

Persbericht gemeente Wingene: https://www.wingene.be/dankzij-vlaamse-subsidie-zal-wingene-automatisch-voordelen-kunnen-toekennen-aan-gezinnen