Dendermonde levert in minder dan een minuut subsidierapporten op dankzij Subsidiemanager

Pieter Cattrysse, projectmanager en subsidie hunter bij Stad Dendermonde, geeft ons graag een inkijk in zijn subsidiewerking met Subsidiemanager als leidende tool.

Redactie Subsidiemanager: Laten we beginnen met een korte voorstelling van jezelf. Wat is jouw functie en hoe ben jij met subsidies in de organisatie bezig?

Pieter Cattrysse: Ik heb hiervoor 13 jaar in de privé gewerkt als projectmanager en sinds mei 2021 ben ik aan de slag gegaan bij Stad Dendermonde, enerzijds als projectmanager en anderzijds als subsidie hunter. Eigenlijk was er voor mijn job als subsidie hunter geen budget voorzien, dus mijn taak bestond eruit om mezelf terug te verdienen door het binnenhalen van subsidies. Er was geen subsidiecultuur tot voor mijn komst. Ikzelf en mijn collega Kevin Buydts uit het MAT zetten onze schouders onder het vormgeven van een subsidiebeleid binnen de stad.

Redactie Subsidiemanager: In die zoektocht zijn jullie bij Subsidiemanager terecht gekomen. Wat waren voor jou de belangrijkste argumenten om zo’n tool in huis te nemen?

Pieter Cattrysse: Ja klopt. De eerste 6 à 7 maand dat ik hier aan de slag was in Dendermonde keek ik voor subsidies voornamelijk rond naar nieuwsbrieven en websites. Ik raadpleegde alle mogelijke kanalen om te kijken welke subsidies er gelanceerd werden. Daardoor misten we vaak subsidies of zagen we ze te laat. We hebben met andere besturen destijds gesproken die al met Subsidiemanager werkten en gevraagd wat hun ervaringen waren. Daarmee hebben ze ook wel aangegeven aan ons dat de subsidiezoeker een enorme meerwaarde is. Het bleek een goede functionaliteit te zijn om met subsidies aan de slag te gaan. Dat is ook wat wij ondervonden. De tijd die ik nu win met in de database te kunnen zoeken is een serieuze tijdswinst in vergelijking met het manueel screenen van nieuwsbrieven en websites.

Redactie Subsidiemanager: Centraal of decentraal werken, kan jij uitleggen wie er bij jullie op dit moment met Subsidiemanager aan de slag is?

Pieter Cattrysse: Bij ons is het zo dat voornamelijk ik daarmee aan de slag ga. Ik ga in de zoeker kijken welke subsidies er allemaal mogelijk zijn voor de projecten die lopen, uiteraard getoetst met ons meerjarenplan. Daarna ga ik met collega’s checken of het een optie is om te gaan indienen. We zijn ook wel bezig met een interne reorganisatie waarbij dat we de teams gaan herverdelen naar een vlakkere structuur waarbij ook een projectteam samengesteld wordt. Specifiek zijn dat voornamelijk mensen van de Dienst Groen en Milieu, Dienst Gebouwen, dienst Mobiliteit, dienst Wegen & Waterlopen en Stadsontwikkeling die samen toch 80% van de projecten die we doen realiseren. Om hen ook de reflex te geven om bij de opstart van een project zelf te zoeken welke subsidies er beschikbaar zijn, gaan we ook daarvoor een opleiding voorzien in Subsidiemanager. Maar het blijft zo dat alles qua rapportage en opvolging via mij verloopt. Het is belangrijk dat ze wel zelf die trigger hebben om te kijken welke subsidies er beschikbaar zijn. Zo zit dat luik van het zoeken naar subsidies een beetje  meer in de organisatie ingebakken.

Redactie Subsidiemanager: Dus jullie blijven het wel belangrijk vinden dat er iemand aan het stuur zit en het overzicht behoudt over wat er qua subsidies gebeurt in de organisatie?

Pieter Cattrysse: Iedereen is hier van goede wil, maar tegelijkertijd is iedereen ook wel bezig met zijn inhoudelijke job en verliest men soms een beetje het overzicht van wat nog moet gebeuren voor een subsidiedossier. Daarvoor is het wel goed dat er iemand met een helikopterview alle subsidies over de hele organisatie in de gaten houdt. Die sturing zorgt ervoor dat we geen subsidies, die we uiteindelijk binnengehaald hebben, missen omdat we een rapportage niet op tijd in orde gebracht hebben.

Redactie Subsidiemanager: Naast de zoeker, is er ook een stukje dossieropvolging in Subsidiemanager. Wat vind jij daar de grootste pluspunten van?

Pieter Cattrysse: Er is vorige zomer een update geweest waarbij de user interface echt enorm verbeterd is. Ik gebruik het vooral om subsidies door te sturen naar collega's. Ik check of we iets kunnen indienen. Dan ga ik in de planning, het onderdeeltje van de dossieropvolging dat ik enorm veel gebruik, stappen zetten. Tegen welke datum moeten we iets doen of mogen we niets vergeten? Ik krijg dan ook altijd mailtjes in de inbox vanuit Subsidiemanager om ervoor te zorgen dat je je taken niet vergeet. Dat is een enorme meerwaarde. Dat maakt het opvolgen van dossiers veel gemakkelijker.

Ik ga ook aan de slag met de export vanuit Subsidiemanager om op basis daarvan naar ons managementteam en college te kunnen rapporteren op kwartaalbasis. Dat is nu een rapportage die ik zelf gebouwd heb in Power BI. Ik ben voor alle duidelijkheid geen Power BI expert. We hebben er momenteel voor gekozen om op basis van de statussen van elk dossier te rapporteren waarbij je bijvoorbeeld alle goedgekeurde dossiers kan zien met hun ontvangen bedrag en wat nog te ontvangen is. Ook alle voltooide dossiers waarvoor alles al vereffend en betaald is, kan ik hieruit halen. De aangevraagde en ingediende dossiers, momenteel een beetje lager door moeilijkere tijden, zien we hier ook in. Ook op gestopte dossiers en dossier die in aanmaak zijn rapporteer ik. We willen daarnaast brainstormen over zaken waarop we nog kunnen rapporteren. Welke info is nog nuttig? Want er zit redelijk veel in Subsidiemanager. Nu rapporteer ik maar op een klein deeltje daarvan. Een andere optie is dat we kijken van welke subsidieverstrekkers we de meeste dossiers binnenhalen.

Ook onze overdracht per kwartaalbasis is handig. In 2021 zijn we gestart met Subsidiemanager dus was er in één keer een dump van veel dossiers in Subsidiemanager. In 2022 is dat iets gelijkmatiger verdeeld en hebben we per kwartaal dossiers aangemaakt en ingediend. Voor het eerste kwartaal van 2023, is dat nog vrij laag. Dat is iets dat je dus met gemak uit Subsidiemanager kan halen. Het grote voordeel daarvan is tijdswinst. Vroeger, voordat we deze rapportage hadden, kostte het mij vrij veel tijd om op kwartaalbasis te rapporteren. Je moest een export doen, het in een PowerPoint gieten en dat kostte makkelijk een paar uur werk. Nu is het in een minuut beklonken. Je exporteert vanuit Subsidiemanager en die Excel-file koppel je aan je rapportage en dat is het. Je gegevens worden up-to-date gezet. Het kost je minder dan een minuut om rapportages te gaan opleveren dus dat is voor mij ook een enorme meerwaarde hier.

Redactie Subsidiemanager: Om af te sluiten, wat zijn voor jou de drie belangrijkste voordelen van Subsidiemanager?

Pieter Cattrysse: Zonder twijfel de subsidiezoeker. Dat is voor mij dé enorme meerwaarde waar ik enorm veel tijd mee uitspaar. Een tweede is het overzicht van de dossiers waar we mee bezig zijn. Dat was vroeger allemaal redelijk ad hoc en we moesten dit toevertrouwen aan mensen. Maar dat werd dan soms niet opgevolgd door tijdsgebrek en dergelijke meer. Dus nu hebben we dat overzicht, kunnen we ook op basis daarvan gaan rapporteren, wat we vroeger niet hadden. En het feit dat we nu die data makkelijk kunnen linken aan een Power BI rapportage maakt het helemaal overzichtelijk. De opvolging via de dossiers natuurlijk ook. De triggers of de meldingen die je in je inbox krijgt om taken niet vergeten uit te voeren tegen een bepaalde datum zijn ook onmisbaar. Misschien nog een extra puntje is de helpdesk van Subsidiemanager. Als ik een mailtje stuur dan krijg ik dezelfde dag of de dag erna een antwoord. Dat vind ik ook een enorme meerwaarde. Die leveren enorm goed werk. Ook dat wou ik graag even vernoemen.

Redactie Subsidiemanager: Dat is fijn om te horen voor de collega’s. Bedankt voor je getuigenis. Ik denk dat het heel fijn is om van iemand die dagelijks met Subsidiemanager werkt te horen hoe dat in de praktijk verloopt. Hartelijk dank dat je ons wat meer inzicht wilde geven in hoe Dendermonde met Subsidiemanager aan de slag is.

Wil u net zoals Dendermonde tijd winnen aan de hand van onze subsidiezoeker, dossieropvolging en rapportering? 

Boek dan hieronder een vrijblijvende gratis demo en wie weet kan u binnenkort zelf aan de slag met deze innovatieve tool.