Een goede start voor subsidiewerving: neuzen in dezelfde richting en detecteer de aanwezige competenties

Ben je als financieel directeur gefrustreerd dat er geen ‘subsidiereflex’ in de gemeente is? Heb je als diensthoofd het gevoel dat er kansen op vlak van subsidies verloren gaan? Dan is dit het moment om meer in te zetten op subsidiewerving. Maar hoe begin je eraan?

Een belangrijke eerste stap is draagvlak hebben binnen de eigen organisatie. Ben je binnen je managementteam de enige die wilt inzetten op subsidies, dan zal het veel moeite kosten om een goede werking op poten te zetten. Zorg dus allereerst dat het thema ‘subsidies’ bespreekbaar is.  Ga er niet van uit dat iedereen ‘pro’ subsidies is, soms is het nodig om eerst te luisteren naar de anti-argumenten om dan de pro’s te kunnen vertellen.

Enkele voorbeelden van meningen die over subsidies kunnen leven:

• ‘Subsidies zorgen ervoor dat je je eigen ambities uit het oog verliest’ : dit klopt, dit is de zogenaamde ‘subsidieval’ (zie ook de white paper van Bart Van Herck, te downloaden op de homepage van subsidiemanager.be) als subsidies het doel op zich worden. Bespreek zeker hoe je dit in je organisatie kan voorkomen.
• ‘Subsidies zijn te moeilijk voor ons, dat is alleen voor echt innovatieve projecten’ : het klopt dat er subsidies zijn voor innovatieve projecten, maar dit zijn niet de enige (bv. werkingssubsidies voor infrastructuur, wonen, sportinfrastructuur, …) .

Neuzen in dezelfde richting in verband met subsidies betekent enerzijds dat iedereen subsidiewerving een kans wil geven. Anderzijds betekent het ook dat je bepaald hebt wat je ambities zijn op het vlak van subsidies.

• Wil je als organisatie naast algemene werkingssubsidies ook inzetten op projectsubsidies?
• Gaat het hier over grote of kleine projecten?
• Of wil je voor één specifiek project van de gemeente de stap naar subsidies zetten? Op welk niveau wil je subsidies gaan zoeken (Vlaams, Federaal, Europees,..)? Vaak bepaalt het niveau ook de moeilijkheidsgraad.
• Wat wil je uit de subsidiewerving halen? Gaat het louter om de financiële middelen of is er ook het besef dat vaak de partnerschappen die gevormd worden in aanloop van een dossier even waardevol of misschien nog waardevoller zijn dan de financiële middelen?

Om te zorgen dat de neuzen in de zelfde richting staan, kan het interessant zijn om met een externe subsidie-adviseur samen te werken die het kader van het subsidielandschap kan schetsen en je ondersteunt bij het maken van de keuzes op maat van jouw lokaal bestuur.

Heb je binnen het management draagvlak en zijn de ambities bepaald? Dan kan je op basis hiervan  bepalen waar in de organisatie verder draagvlak nodig is. Vertrek je voor subsidiewerving vanuit één bepaalde dienst, dan begin je best met daar draagvlak te creëren. Wil je direct organisatiebreed gaan, bepaal dan wie je nog mee wilt krijgen in de subsidiewerving en zorg dat het draagvlak er is en de ambities duidelijk zijn.

Eens de ambities bepaald zijn, kan je gaan kijken hoe je je lokaal bestuur gaat organiseren op subsidiewerving. Vaak is er de reflex ‘we moeten een subsidie-adviseur aanwerven en het geld zal binnenstromen’. Zoals ook in de white paper besproken  kan dit een spoor zijn, maar is het geen noodzakelijke voorwaarde. Aangezien elk lokaal bestuur anders werkt, zal ook de subsidiewerving bij elk lokaal bestuur anders verlopen. Er is geen ‘gouden’ formule. Echter wat wel is, is dat er een aantal competenties noodzakelijk zijn om subsidiewerving mogelijk te maken. Afhankelijk van hoe je je organisatie op subsidies organiseert kunnen deze competenties verdeeld zijn over één of meerdere personen.

• Graag ‘zoeken’ naar mogelijkheden: subsidie-oproepen screenen, projecten van het lokale bestuur leren kennen;
• Out-of-the box kunnen denken : oproepen en projecten vanuit verschillende invalshoeken bekijken om te zien of er een mogelijkheid is;
• Stressbestendig: de deadline komt altijd te snel;
• Structuur kunnen vinden in een veelheid van gegevens: de info van de projectmanager is niet altijd de informatie die de subsidieaanvrager wenst, de oproep kan veel overtollige info bevatten, …
• Schrijfvaardig: helder een project kunnen omschrijven, rekening houdende met de lezer zonder je eigen doelstellingen uit het oog te verliezen.

Het is dus zeker een interessante oefening om te kijken hoe bovenstaande competenties in het lokaal bestuur al aanwezig zijn en te bepalen hoe je je lokaal bestuur kan organiseren om optimaal projecten aan oproepen te koppelen.