Gemeente Zonder Gemeentehuis: digitaliseringskansen voor elk lokaal bestuur

‘Gemeente Zonder Gemeentehuis’: samenvatting

De subsidieoproep ‘Gemeente zonder gemeentehuis’ richt zich tot lokale besturen en heeft als doel de digitale maturiteit van de lokale dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. De Vlaamse Overheid formuleert drie type oproepen die het komende jaar meerdere keren worden herhaald:

 

De oproepen hebben inhoudelijk betrekking op één of meerdere van volgende thema’s:

• Innovatieve dienstverlening;
• De werkplek van de toekomst;
• Digitale democratie.

U vindt meer informatie over de verschillende oproepen en de thema’s in dit artikel, inclusief een handige samenvatting aan het einde. Wilt u graag ondersteund worden bij de opmaak van een dossier, kunt u vanzelfsprekend terecht bij het IDEA-subsidieteam. Neem daarvoor contact op met tristan.dejong@ideaconsult.be.

Het digitaal potentieel in Vlaanderen blijft onderbenut

11 Vlaamse digitaliseringsexperten schreven een visietekst over het onbenut potentieel op vlak van digitalisering in Vlaanderen. Drie oorzaken worden genoemd:

• Ten eerste zijn investeringen in digitale technologie nog te vaak gericht op efficiëntie en procesoptimalisaties.. Hierdoor blijven kansen liggen om te innoveren op het vlak van burgergerichte dienstverlening, waarbij het volledige end-to-end proces wordt herdacht en hertekend.
• Ten tweede hebben lokale besturen nog te weinig zicht op elkaars noden en wensen, waardoor de digitale projecten een te sterk lokaal karakter hebben en kansen om op te schalen naar de rest van Vlaanderen niet worden benut.
• Ten derde strooit achterblijvende wetgeving vaak zand in de motor, waardoor innovatie wordt gefnuikt.

De oproep ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ wil hier een antwoord op bieden door innovaties op het vlak van burgergerichte, toegankelijke dienstverlening, digitale democratie en de werkplek van de toekomst te financieren. Tegelijk kan ook worden ingezet op het definiëren van standaarden, waarop toekomstige ontwikkelingen kunnen steunen.

De Vlaamse overheid gelooft namelijk dat digitale toepassingen voordelen bieden voor zowel de burger als het gemeentebestuur. De burger krijgt meer keuzemogelijkheden wat plaats en tijdstip betreft, moet zich minder verplaatsen of verlof nemen en ontvangt een proactief aanbod en een betere gebruikservaring. Voor de overheid geldt dat ze het contact met de burger kan verdiepen en verbreden en banden met lokale actoren kan versterken. Ook kunnen processen of handelingen worden geautomatiseerd, waardoor zij meer tijd heeft om zich te richten op haar kerntaken.

Tegelijkertijd mogen we onze ogen niet sluiten voor de sociale gevolgen van de digitale transitie. Uit de enquête ‘ICT- en internetgebruik bij huishoudens’ blijkt dat ouderen, laaggeschoolden en mensen met een laag inkomen nog steeds de juiste digitale vaardigheden missen. In 2019 gaf 8% van de Vlamingen zelfs aan dat ze geen internet hadden gebruikt in de afgelopen 3 maanden.

Daarbovenop moet rekening worden gehouden met de privacywensen en -noden van burgers, waarbij de burger de autonomie moeten behouden om gemakkelijk uit systemen te stappen, als hij dit wenst.

Kortom, de digitale transitie kent een duizendtal opportuniteiten, maar wordt ook geconfronteerd met concrete en individuele uitdagingen.

De oproepen ontleed

Om de digitale transformatie te versnellen heeft de Vlaamse Overheid drie type oproepen geformuleerd:

• Oproepen voor Innovatieve concepten: in de vorm van conceptsubsidies die gebruikt worden voor deskundige begeleiding bij het ontwerp van een ICT- veranderingstraject, de uitwerking van een proof of concept, prototype of experiment, of een behoefteanalyse. Binnen deze begeleiding kan ook ingezet worden op het definiëren van standaarden, waarop toekomstige ontwikkelingen kunnen
• Oproepen voor Thematische projecten: dit type van oproepen onderzoekt de innovatiemogelijkheden binnen een afgebakende cluster van processen of omvat een afgebakende focus binnen één van de thema’s.
• Oproepen voor Transformatieprojecten: dit type van oproepen mikt op transformatieprojecten waarbij simultaan grootschalige veranderingen worden doorgevoerd aan de werkprocessen, de structuur, de ICT-systemen en datahuishouding van een omvattend aantal processen.

De oproepen komen op verschillende momenten terug. Daarom hebben we een overzichtelijke tabel opgemaakt, waarin u de relevante informatie kan terugvinden. Uiteraard vindt u de oproepen ook terug in Subsidiemanager en kunt u deze direct aan uw dossier toevoegen.

Als u interesse heeft om in te dienen, is het belangrijk om rekening te houden met het feit dat de Vlaamse Overheid alle aanvragen een score geeft en ze vervolgens rangschikt van hoog naar laag. De middelen worden dan verdeeld onder de hoogste gescoorde projecten tot de beschikbare middelen per oproep zijn uitgeput. Dit betekent dat u een kwalitatief hoogwaardig dossier moet indienen, waarbij u tenminste rekening houdt met het volgende:

• Uw project heeft niet alleen oog voor digitaliseringsprocessen, maar heeft een sterke focus op gebruiksgerichtheid, e-inclusie en de (maatschappelijke) meerwaarde.
• Om de schaalbaarheid van projecten te verhogen, is het belangrijk om niet alleen vanuit uw individuele nood te vertrekken, maar partnerschappen aan te gaan. Dit partnerschap kan bestaan uit een aantal lokale besturen, eventueel in de vorm van een intercommunale, met entiteiten van de Vlaamse Overheid of in de vorm van onderaannemers wanneer het kennisinstellingen of bedrijven betreft. Deze samenwerkingen kunnen leiden tot het uitbreiden van werkingsgebieden, de ontwikkeling van een gedeelde backoffice, of zelfs fuseren in (sub)regionaal verband. U kunt ook samenwerken met entiteiten van de Vlaamse overheid om bijvoorbeeld de interoperabiliteit te versterken en dubbel beheer van gegevens tegen te gaan.
• De bedoeling is niet om opnieuw het wiel uit te vinden, maar op een creatieve manier bestaande methodieken en systemen te integreren. U wordt wel sterk aangemoedigd om niet enkel bestaande processen te digitaliseren maar om een echte digitale transformatie op te zetten, waarbij u processen weet te vereenvoudigen of onderdelen af te schaffen.

Inhoudelijk moeten de projecten zich richten op één van onderstaande drie thema’s:.

• Innovatieve dienstverlening: projecten rondt dit thema hebben betrekking op gemeentelijke dienstverlening: het ontwikkelen van plaatsonafhankelijke dienstverlening, of proactieve, gepersonaliseerde en oplossingsgerichte processen om burgers diensten voor te stellen en automatisch steunmaatregelen toe te kennen.
• Digitale democratie. De focus ligt hier op innovatieve trajecten die vernieuwende praktijken neerzetten op het vlak van e-participatie. Het begrip “participatie” wordt daarbij breed geïnterpreteerd en kan gaan om informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren, en (mee)beslissen. Ook de besturende of (management)processen vallen binnen dit thema.
• De werkplek van de toekomst: De klemtoon ligt hier op projecten rond de herinrichting van de werkplek en heeft betrekking op de interne processen (ICT) die in relatie (kunnen) staan tot de burger (tijds- en plaatsonafhankelijk werken).

De procedure

In onderstaande vatten we de deadlines samen voor elk van de zeven oproepen. De indiening gebeurt via het e-loket en bestaat uit verschillende documenten die u allemaal terugvindt in de fiches in ‘Subsidiemanager”.

De werklast is hoog. Het invullen van de vooraf beschikbare templates valt mee, maar er gaat veel denkwerk aan vooraf. Het Agentschap Binnenlands Bestuur laat kandidaat-promotoren evenwel niet aan hun lot over en ondersteunt op verschillende manieren:

• Een infosessie voor elke oproep;
• Een opleiding bouwstenen en standaarden;
• Een mini-opleiding templates (over de te gebruiken templates voor indiening);
• Een check-in om een projectidee af te toetsen;
• Een online platform voor matchmaking en partnerschappen.

Wilt u graag worden ontzorgd bij de voorbereiding van uw partnerschap en dossier, kan u contact nemen met het IDEA-subsidieteam via tristan.dejong@ideaconsult.be. Meer informatie vindt u ook op onze website.

De oproepen vindt u uiteraard terug in de Subsidiemanager, maar we vatten de belangrijkste zaken voor u samen in onderstaande tabel: