Hoe De Lovie aan de slag gaat met dossieropvolging in Subsidiemanager

Ongelofelijk hulp bij uitoefenen job 

“Wij werken intussen al drie jaar met Subsidiemanager”, vertelt ze ons enthousiast. “We gebruiken de tool uiteraard niet alleen voor de planning en financiële opvolging van dossiers, maar ook voor het zoeken naar relevante subsidies. Wat een ongelofelijke hulp bij het uitoefenen van mijn job! Ik moet mezelf niet meer inschrijven op tientallen nieuwsbrieven en nog eens minstens evenveel websites regelmatig checken. Alles staat op één plaats en is altijd up-to-date.” 

Subsidie- én sponsordossiers in dossieropvolging 

Eva is bij De Lovie niet alleen verantwoordelijk voor het vinden van relevante subsidies, maar ook voor het indienen, in samenwerking met collega’s, én verder opvolgen van eventuele verplichtingen die de subsidieverstrekker eist. “Om een volledig overzicht te hebben van waar we allemaal mee bezig zijn, heb ik al onze dossiers toegevoegd in de handige dossieropvolging van Subsidiemanager.” De dossieropvolging gebruikt Eva niet alleen voor de planning en financiële opvolging van subsidiedossiers, maar ook voor de sponsoropvolging van hun evenementen. Tijdens onze webinar liet ze van dat laatste ook een voorbeeld zien. “Vorig jaar maakten we een dossier aan over de Warmste Week. Voor een dergelijk evenement werken we met een standaard sjabloon, waarin we altijd een aantal vaste gegevens aanvullen. Samen werken in een dergelijk dossier maakt het makkelijk om collega’s op de hoogte te houden en met hen over de voortgang van het dossier te communiceren. We gebruiken alle handige tools in de dossieropvolging: we voegen de betrokken collega’s toe, wijzen iedereen hun taken toe, zorgen dat deadlines nauwkeurig worden ingevuld zodat je hier een melding van krijgt én we maken heel wat handige notities.” 

Duidelijk overzicht dankzij financiële tab 

Ook van de financiële tab en alle bijhorende mogelijkheden is Eva voorstander. “Het financiële luik laat ons toe budgetten toe te kennen en uitgaven toe te voegen. Hierdoor krijgen we een duidelijk overzicht van hoeveel er al besteed is. Momenteel is er nog geen directe koppeling met ons boekhoudsysteem, maar we hopen dat dat er in de toekomst wel komt. Dat zou ons het leven nóg gemakkelijker maken.” 

Alles in één systeem 

Hét grootste voordeel van de dossieropvolging in Subsidiemanager? “Dankzij Subsidiemanager houden we nu alles in één systeem bij. Gedaan met de verschillende Excel-bestanden of intern apart mailverkeer. Subsidiemanager helpt ons om het overzicht te behouden én efficiënter te werken.” 

De Lovie vzw is een sociale organisatie die ondersteuning biedt aan jongeren en volwassenen met een verstandelijke handicap of andere beperking. Ook mensen met bijkomende noden als gevolg van een autismespectrumstoornis, psychische kwetsbaarheid, medische of fysieke problematiek, dementie, … kunnen bij hen terecht op diverse locaties in de ruimte Westhoek.