Het aantal Subsidiemanager-klanten wordt groter maar toch blijven we jullie gericht ondersteunen op zoveel mogelijk manieren en komen we graag aan jullie vragen en noden tegemoet.

Na frequent de vraag te krijgen of we een manier van aanpakken rond interne organisatie kunnen aanbevelen, hebben we 3 good practices van verschillende besturen gebundeld. Edegem, Deinze en Aalst zetten jullie op weg met enkele tips & tricks. Vrijblijvend kan u hier de mosterd halen voor uw eigen werking.

Aanpak Subsidiemanager in Edegem

Wim De Geest neemt de lead bij de uitrol van Subsidiemanager in Edegem en doet hun manier van aanpakken uit de doeken in enkele stappen. Een centraal contactpunt binnen het bestuur doet wonderen, zo blijkt.

• Nadat het MAT en de teamleiders begin 2021 een opleiding volgden bij Vanden Broele, hebben de organisatiebeheerders de verdere implementatie zelf beheerd.
• Nadien hebben gebruikers een opleiding gevolgd bij Vanden Broele en uiteraard konden ze via mail en telefoon bij mij en de helpdesk van Subsidiemanager terecht.
• Ik vroeg de teams/diensten om hun huidige en toekomstige subsidiedossiers in kaart te brengen.
• Op basis daarvan vroeg ik dan om één interessante subsidiemogelijkheid via Subsidiemanager te zoeken en te delen. Zo wilde ik collega’s vertrouwd maken met deze tool. Alle voorstellen werden centraal verzameld bij mij. Met wat we aan de slag gingen beslisten we in een latere stap.
• De organisatiebeheerders hadden ondertussen al de prioritaire doelstellingen en thema’s ingesteld. Voor de diensthoofden is het belangrijk dat er gezocht wordt binnen de thema’s die prioritair zijn binnen het meerjarenplan.
• Intussen zijn de collega’s voldoende technisch op de hoogte en maakten we vier nieuwe dossiers op basis van voorgaande zoekopdrachten.
• We plannen om zowel lopende en nieuwe dossier toe te voegen.

Algemeen is Subsidiemanager gebruiksvriendelijk. Het is handig om op één plek naar opportuniteiten te zoeken. U mist geen mogelijkheden die ‘verstopt’ zitten in nieuwsbrieven en dergelijke. Subsidiemanager kan waarschuwingen per mail genereren zodat u het overzicht van deadlines en toegewezen taken vlot kan beheren. U kan verantwoordelijken aanduiden en collega’s die laten opnemen. Elke medewerker heeft toegang tot het dossier en kan zien wie welke rol heeft opgenomen

Aanpak Subsidiemanager in Deinze

Sofie van Doorne werkt samen met de andere organisatiebeheerders intensief aan de implementatie van Subsidiemanager binnen lokaal bestuur Deinze. Zij kiezen ervoor om een beperkt aantal personen toe te laten in de tool en stapsgewijs feature per feature te ontdekken. Hieronder kan u lezen hoe ze te werk gaan.

• Beginnen deden we met “de zoeker”. De organisatiebeheerders gebruiken de zoeker al een tijdje intensief: vanuit beleidsmatig standpunt en vanuit financieel standpunt.
• Aan de hand van de zoeker kunnen we checken of we volledig zijn en kunnen we nieuwe wegen zoeken.
• We sturen gevonden subsidies door naar collega’s en bespreken deze periodiek met het managementteam om zo een helikopterview te krijgen.
• De volgende stap op onze planning is projectbeheer. Daarom hebben we samen met Vanden Broele een nieuwe infosessie ingepland om het dossierbeheer binnen Subsidiemanager op te frissen.
• Daarna gaan we lopende dossiers toevoegen en uitproberen aan de hand van testcases. We denken eraan om dan ook meer mensen toe te laten in de applicatie.
• Als lopende dossiers toevoegen ons bevalt dan zullen we eventueel uitbreiden naar het toevoegen van nieuwe dossiers.
• Rapportage zien we ook als een van de volgende stappen. Maar eerst moeten we uiteraard starten met projectbeheer alvorens we met de rapportage aan de slag kunnen.

Wij zijn nu al tevreden met de toepassing, zelfs al gebruiken we tot nu toe maar een zeer beperkt deel van de functionaliteiten.

Aanpak Subsidiemanager in Aalst

Saskia De Smet zet als organisatieverantwoordelijke alles op alles om haar collega’s te ondersteunen in het Subsidiemanager-verhaal van stad en OCMW Aalst. Graag geeft ze dan ook enkele tips mee hoe u dit precies aanpakt.

• Identificeer 1 organisatieverantwoordelijke die de Subsidiemanager intern ‘verkoopt’, communiceert, uitrolt, opvolgt, nieuwe gebruikers registreert en de nodige ondersteunende handleidingen en infomomenten organiseert. Best is dit iemand van de strategische cel (stadsbrede toegang tot diensten/ projecten) en die vaak met subsidies werkt.
• Communiceer zo breed mogelijk binnen de organisatie (stad en OCMW) over de 4 functionaliteiten van de Subsidiemanager, benadruk hierbij wat specifiek (dus maak het praktisch en geef een voorbeeld) de voordelen zijn voor de gebruikers. Communicatie kan via gerichte mails naar PM’s, diensthoofden, directeurs maar ook via uw interne website.
• Stel op basis van de handleiding van Vanden Broele een modeldossier op waarin de minimale vereisten/info nodig voor jouw specifieke noden/stad op een stapsgewijze en visuele manier wordt weergegeven.
• Benadruk bij elke communicatie naar de diensten de mogelijkheid om hulp te vragen rechtstreeks bij de Subsidiemanager helpdesk of bij de organisatieverantwoordelijke.
• Organiseer verschillende infomomenten met Vanden Broele, 1 bij de aanvang van het gebruik van Subsidiemanager en 1 terugkoppelingsmoment een 2-3 tal maanden later waarbij praktische vragen kunnen worden gesteld.
• Prikkel regelmatig de geregistreerde gebruikers/diensten door zelf vanuit Subsidiemanager oproepen ‘op maat’ door te spelen naar specifieke diensten of webinars te promoten. Als het ware de tool aanbevelen als centraal punt om álle soorten subsidieoproepen te vinden.
• Houd een Excel bij van alle gebruikers (intern/extern), e-mail, per dienst, focusgebied voor communicatie/rapporteringsdoeleinden, maar ook om te weten welke diensten nog ondervertegenwoordigd zijn.
• Stel een tijdschema op waarbij na X-aantal maanden aan de gebruikers zelf wordt gevraagd zoveel mogelijk bestaande/nieuwe subsidiedossiers in Subsidiemanager toe te voegen.
• Wanneer reeds voldoende informatie aanwezig is en een relevante rapportage kan worden gemaakt, koppel dan terug naar de diensten/beleid.

Inspiratie opgedaan?

Hopelijk kan er uit deze good practices heel wat inspiratie worden opgedaan en kan u zelf aan de slag met enkele van deze tips & tricks. Het is belangrijk om u intern goed te organiseren en dat al van bij het begin. Wanneer de basis goed zit dan zal de output dat ook zijn. Natuurlijk beslist elk bestuur voor zichzelf wat het beste werkt. Al hopen we toch dat we jullie hiermee een handje hebben geholpen.

Mochten er na het lezen van dit artikel nog bijkomende vragen zijn dan mag u ons altijd contacteren via helpdesk@subsidiemanager.be. We helpen u graag!