Naar aanleiding van het project Buurtparking Paristyl – waarvoor lokaal bestuur Denderleeuw subsidies vond via Subsidiemanager – spraken we met Sofie Van Dorpe (projectmedewerker organisatie) en Jo Waterloos (financieel directeur). Zij vertellen hoe ze het subsidiemanagement in hun organisatie aanpakken en geven enkele tips en tricks mee.

De sleutels tot een succesvol subsidiemanagement? Ontzorgen van collega’s en de samenwerking tussen de dienst Organisatie en de dienst Financiën.

 

Buurtparking Paristyl, naar een aantrekkelijkere stationsbuurt

Sofie: Op de vroegere Paristyl-site in Denderleeuw kunnen buurtbewoners en bezoekers sinds kort gebruikmaken van de nieuwe groene buurtparking. De inrichting van de parking Paristyl is een van de projecten om de stationsomgeving te herwaarderen, waarbij ontmoeting, leefbaarheid en beleving centraal staan. 

Het project kadert binnen ons programma ‘Denderleeuw in beweging’ waarbij we volop inzetten op de vernieuwing van onze stationsomgeving en ons centrum. In de stationsbuurt zijn de werken aan het station intussen volop aan de gang. We legden de Bosstraat en de Sint-Annastraat samen met het Sint-Annapleintje opnieuw aan, startten een wijkverbeteringstraject op, voerden een circulatieplan voor de stationswijk in en zetten heel wat acties op om buurtbewoners met elkaar in contact te brengen. Bedoeling is ook om het Stationsplein opnieuw aan te leggen als autoluw en gezellig ontmoetingsplein. Hiervoor moesten we op zoek naar een parkeeralternatief voor buurtbewoners en passanten.

 

(bron: https://www.denderleeuwinbeweging.be/een-vernieuwde-stationsomgeving/buurtparking-paristyl)

Jo: De Paristyl-site, een braakliggend terrein in de stationsbuurt, werd in 2019 al tijdelijk in gebruik genomen als parking. In 2021 keurde het college de projectfiche van onze dienst Openbare ruimte goed voor de aanleg van deze parking. In het voorjaar van 2022 lanceerden we Subsidiemanager in onze organisatie. Later dat jaar kregen we het fijne nieuws dat ons subsidiedossier in het kader van ‘Een duurzame bereikbaarheid van de kern’ door het Vlaams Agentschap Innoveren & Ondernemen werd goedgekeurd voor de ontwikkeling van deze site (± 70% van de geraamde kostprijs). De doelstellingen en de visie voor de site sloten immers mooi aan bij de subsidie-oproep: de bereikbaarheid versterken van de horeca, handelszaken en diensten in onze stationsomgeving. Met deze Vlaamse middelen kwam de uitvoering van het project in een stroomversnelling terecht.

 

 

Hoe worden subsidieopportuniteiten opgepikt?

Sofie: Via de nieuwsflitsen die we regelmatig binnenkrijgen vanuit Subsidiemanager of de zoekfunctie gaan we kijken welke subsidies mogelijk interessant zijn. Relevante info sturen we door naar betrokken diensthoofden die verder kunnen beoordelen of we in aanmerking zouden komen voor een subsidie of niet.

Jo: Als gemiddelde gemeente voelen wij ook dat het nuttig zou zijn om een subsidiemanager in dienst te hebben om aan subsidiemanagement te doen. Het laatste doen we wel in de mate van het mogelijke, het eerste proberen we deeltijds in te vullen.

Jo: Waar we vooral al hebben op ingezet is hoe we de subsidiestroom willen beheren. Het is niet zo dat we dat volledig overlaten aan de collega’s die eventueel subsidies zouden kunnen binnenhalen. Wij screenen mee om opportuniteiten op te sporen maar ook om de voorbereiding van bepaalde subsidiedossiers waar nodig in vraag te stellen (bv. werklast vs. financiële opbrengst).

Subsidies binnenhalen betekent doorgaans extra werk. Binnen een bestaand project is het eigenlijk gemakkelijker dat we als lokaal bestuur alles betalen en dat je geen subsidiedossier moet indienen. Dus daar doen we in feite ook een stukje kwaliteitscontrole: zijn collega’s alert voor subsidiemogelijkheden en tekenen we op de juiste zaken in?

We willen vooral ook werken vanuit ons meerjarenplan en waar mogelijk bestaand beleid versterken, zoals inzetten op digivaardigheid. En daar zijn Sofie en haar collega Nele Daem de goeie personen voor. Zij kennen het meerjarenplan vrij goed uit het hoofd, omdat zij ook meeschrijven aan die acties en hebben een algemeen zicht op onze organisatie. Dus als er een projectoproep komt, kunnen zij helpen om de link te leggen met onze plannen.

 

 

De eerste sleutel tot succes: de samenwerking tussen de diensten Financiën en Organisatie

Sofie: Gezien de grotere focus van hogere overheden op projectsubsidies wilden onze beide diensten van bij de opstart van Subsidiemanager in onze organisatie een duidelijke flow uittekenen voor het indienen van een subsidiedossier, de verdere opvolging en rapportering. Dit met verschillende doelstellingen zoals organisatiebeheersing inzake subsidiebeheer en ondersteuning voor de betrokken diensten. Je ziet een opportuniteit maar wat nu? Hoe ga je daar mee om? Van wie moet je goedkeuring krijgen om een dossier in te dienen? Welke stappen zijn van belang?

Sofie: In onze organisatie hebben we dit centraal opgevat. Bij ons is het de bedoeling dat de dienst Financiën de subsidiedossiers agendeert zodat daar altijd minstens een financiële controle op zit. Zitten de linken goed met budgetsleutels of met de actielijnen zelf? Wat wordt gesubsidieerd? Wat moet eventueel bestendigd worden?

We hebben hiervoor sjablonen aangemaakt in ons notuleringspakket met standaardvragen die collega’s moeten aanvullen. Zo willen we collega’s helpen om geen zaken over het hoofd te zien, maar ook alles van bij aanvang zo helder mogelijk krijgen. We hebben hierin zeker nog groeimarge. Een echte subsidiemanager als functie in onze organisatie zou daar zeker een meerwaarde in kunnen betekenen. Maar bij heel wat dossiers heeft het zeker al geholpen om op die manier te werk te gaan.

Jo: Ons denkproces op voorhand was nuttig in die zin: als er zich een mogelijk subsidieproject aanbiedt, hoe gaan we dat benaderen? Want het financiële is één zaak, het inhoudelijke is een andere zaak. En op dat vlak merken we dat de samenwerking die we hebben tussen de dienst Financiën en Organisatie superbelangrijk is. Dat zou overal de standaard moeten zijn. We zitten soms in vergaderingen waar we heel blij zijn dat Sofie of Nele erbij zijn omdat ze inhoudelijk de juiste linken kunnen leggen. Ik hoop dat wij dan omgekeerd ook meteen kunnen meedenken over de gevolgen voor de financiën en de rapportage. En zo komen we samen tot iets beter. Veel frustraties die er vroeger waren kunnen we zo van bij aanvang wegwerken.

Jammer genoeg is er nog altijd geen uniformiteit in het subsidielandschap naar cofinanciering, rapportering of periodiciteit. Wij proberen daar een beetje onze weg in te vinden. En daar slagen we samen wel in. We hebben de ambitie om daar op termijn een parttime of een halftijds collega op te zetten om dat nog meer te doen.

Het belang van ontzorging van collega’s

Jo: De extra workload bij een subsidieproject willen we zo licht mogelijk maken voor onze collega’s. Cruciaal bij de start is het beantwoorden van onze set van vragen. Zo zaten we onlangs samen met collega’s voor een vrij complex dossier. In een zeer korte tijdspanne stellen we de juiste vragen en kunnen we inschatten of het dossier wel of niet rijp is.

Jo: In het verleden werden er soms decentraal vanuit een dienst subsidies binnengehaald. Dat lukte wel eens en dan volgde een hoerastemming maar daarna stopte het meestal. Door nu centraal in te dienen en vooraf beter af te stemmen, kunnen we onze mandatarissen een duidelijker zicht geven op de dossiers die worden voorgelegd en uitgevoerd. Dat belang mag niet onderschat worden. Net als de financiële versleuteling in het meerjarenplan zodat zowel diensten als mandatarissen de subsidies ook daadwerkelijk zien staan bij hun actielijnen.

Wij geven daar een kostenplaats aan en vragen ook: op welke manier en wanneer moet je rapporteren? Zeer belangrijk als er een tussentijdse rapportering of eindrapportering komt. Als we dat op voorhand al weten, gaan we dat zodanig programmeren in het boekhoudpakket dat die financiële rapportering er bij wijze van spreken automatisch uitrolt. Op die manier is er nadien geen enkele collega die zegt: "Ik heb de afgelopen 3 jaar 500.000 euro uitgegeven binnen mijn subsidieprojecten en ik heb nu een kopie nodig van elke bijbehorende factuur, maar die zit verspreid over het hele meerjarenplan". Dat zal bij ons niet gebeuren, want dat zit gecentraliseerd op één kostenplaats. Zo kunnen we in principe op elk moment rapporteren wat de financiële voortgang is van die projecten. Nog een reden om als diensten Financiën en Organisatie goed samen te werken met onze projecttrekkers. De extra inspanning die we bij de opstart leveren samen met de diensten, werpt zo op korte en lange termijn zijn vruchten af.

Voor ondersteunende diensten zoals Financiën of Organisatie is ontzorging een sleutelbegrip. Als de mensen bij ons kunnen komen – dat vraagt een beetje vertrouwen en in het begin zijn er wat drempels waar collega’s over moeten – voor een goede start van hun subsidiedossier, dan kunnen zowel de projecttrekker als de financiële dienst hierbij winnen. Met onze open deur, ‘vervelende’ startvragen, heldere procedure en kostenplaatsen bieden we in feite een interne subsidiehelpdesk voor collega’s.

Het vinden van subsidies toen en nu

Jo: We hebben de indruk dat we als middelgroot lokaal bestuur net iets meer inspanningen moeten doen om subsidies binnen te halen dan de grote besturen omdat naar ons gevoel subsidiecalls soms op hun maat geschreven zijn. Maar wij slagen er soms wel in om tussen de grote jongens in te geraken met een goed subsidiedossier en dat geeft dan extra voldoening natuurlijk.

Sofie: Het is dan ook een actie in ons meerjarenplan om te bekijken hoe we extra subsidies kunnen aanboren. Met de implementatie van Subsidiemanager zijn we er alvast in geslaagd heel wat middelen binnen te halen.

 

Sofie: In volle COVID-periode probeerden we mogelijke subsidies nog manueel bij te houden op basis van nieuwsflitsen van VVSG, Vlaio en andere instanties maar dat was onbegonnen werk. Zeker toen er altijd maar meer projectsubsidies gelanceerd werden.

Jo: De overkoepelende opzet van Subsidiemanager is voor ons heel belangrijk. Zo weten we ten opzichte van een bepaalde deadline veel sneller of we het gaan doen of niet, terwijl we het vroeger soms heel last minute wisten en dan was het alle hens aan dek of moesten we het laten voorbijgaan.

Jo: Nu is het een kwestie van iedereen mee te krijgen in dat stramien van tussentijds te rapporteren en de voortgang van de eigen projecten in de gaten te houden. We zijn van plan om periodiek aan alle collega’s te vragen een update te geven van hoe ver ze staan. Dan zullen we sneller merken wanneer een project in sluimerstand is geraakt en een nieuwe doorstart nodig heeft.

Het belang van communicatie en het bouwen van een verhaal

Sofie: Onze dienst Communicatie heeft een mooie website uitgewerkt om onze grote infrastructuurprojecten in onze stationsbuurt en ons centrum voor te stellen: www.denderleeuwinbeweging.be.

Jo: Ons meerjarenplan kreeg de titel ‘Denderleeuw in beweging’. Eén van de strategische doelstellingen is bouwen aan buurten. Dat is precies wat we doen met de opwaardering van de stationsomgeving en het centrum. Dat is de kern waarrond we werken, zowel qua infrastructuur als qua verbinding tussen mensen. We merken dat de opbouw en de inhoud van ons meerjarenplan voor een stuk helpen om subsidiedossiers in te dienen en binnen te halen omdat we een verhaal hebben geschreven, een overkoepelende visie. De verschillende acties sluiten mooi op elkaar aan voor iedere buurt.

Sofie: Het geeft ons meer samenhang, linken en dus een reden ‘waarom’ we iets doen. Dat vergemakkelijkt de communicatie naar inwoners toe, maar ook om onze boodschap over te brengen naar subsidiërende overheden. Zo maken we duidelijk dat we geen losse flodders schieten om even een subsidie binnen te halen, maar dat het binnen het grotere plaatje past.