Inzetten op subsidies is meer dan enkel "subsidiewerving"

Turnhout zet sinds 2016 actief in op subsidies. Daarvoor is een voltijds adviseur ingebed binnen de dienst Strategie & Beleid.  Voorheen was er eerder sprake van een ad hoc aanpak die voornamelijk bij de verschillende stedelijke diensten zelf lag. Nu wordt er eerder een strategische aanpak gehanteerd waarbij de middelen worden ingezet om maximaal de organsiatiedoelen te bereiken.  

Daarbij spreken we bewust niet over ‘subsidiewerving’. Een subsidiebeleid voeren behelst veel meer dan enkel de ‘middelen binnenhalen’. Subsidies zijn immers een echte meerwaarde voor de eigen beleidsprioriteiten. Projectfinanciering betekent ook dat je initiële inhoudelijke ideeën getoetst worden aan andere denkwijzen. Projectpartners hebben vaak een andere, verfrissende kijk. Daar moet je ontvankelijk voor zijn om je oorspronkelijke versie een boost te geven. Samenwerken met andere steden, kennisinstellingen, bedrijven of vzw’s, betekent dat je heel veel leert over andere methodieken en dat je vaak een (gratis) spiegel voorgeschoteld krijgt om te reflecteren over je eigen bestaande werking. Dat betekent ook dat je niet alleen veel tijd en energie dient te steken in het opbouwen van netwerken maar ook in het onderhouden ervan.

 

Gelukkig zijn er heel wat organisaties die ons hierbij ondersteunen zoals VVSG (Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten), VLEVA (Vlaams-Europees Verbindingsagentschap), de dienst Europa van de provincie Antwerpen, VLAIO (Vlaams Agentschap Innoveren & Ondernemen) maar ook de contactpunten (EPOS,…). Want het duurt een tijdje vooraleer je door de bomen het bos ziet.

Het is belangrijk om deel te nemen aan netwerkevenementen van de programma’s zelf maar ook om een betrouwbare project partner te zijn, zodat je de volgende keer terug mee wordt gevraagd.

Oproepen worden vaak “lukraak” gelanceerd. Spelregels  verschillen nogal eens per subsidieprogramma.  De opvolging van projecten wordt dikwijls ervaren als een administratieve last. Wanneer je als bestuur efficiënt en effectief wil zijn in jouw subsidiebeleid, heb je niet alleen nood aan een goede screening van alle mogelijke subsidies, maar ook aan een goede opvolging en overzicht van je lopende dossiers. En uiteraard moet je over je dossiers rapporteren. Een goed overzicht houden op al deze aspecten is niet altijd evident, zeker omdat sommige dossiers over meerdere jaren lopen. De doorlooptijd van idee tot goedgekeurd project kan bij Europese subsididies immers tot 2 jaar duren. Het is dan een serieuze tegenvaller als subsidies worden afgekeurd. Al de tijd en energie die je erin steekt, is dan verloren werk. Maar de euforie is des te groter als subsidies worden toegekend en het is dan aanstekelijk om ze tot een goed einde te brengen én ermee te kunnen uitpakken! Zo word je een nog aantrekkelijkere partner om mee in zee te gaan. Soms is het ook een moeilijkheid om je projecten goed zichtbaar te maken en uit te leggen aan het beleid en/of de buitenwereld. Vaak gaat het over innovatieve concepten en zijn ze wat moeilijker ‘bezoekbaar’ of verstaanbaar. Je hebt dan in je organisatie best medewerkers aan boord die naast de taalbarrière bij Europese projecten, ook deze vertaalslag mee kunnen maken.