Lees hoe Wendy Creten van Hoegaarden tijd bespaart met Subsidiemanager
De redactie van Subsidiemanager sprak met Wendy Creten, stafmedewerker in Hoegaarden, over Subsidiemanager in de praktijk.
Wie ben je? Hoelang ben je al bezig met Subsidiemanager?
Ik ben Wendy Creten, stafmedewerker bij de gemeente en het OCMW van Hoegaarden. Wij werken ondertussen een half jaar met Subsidiemanager.
Wat waren de verwachtingen van Subsidiemanager en zijn die ingelost?
In het begin waren wij, en zeker ikzelf, redelijk sceptisch tegenover dit nieuwe systeem omdat wij dachten dat we het zelf wel al allemaal goed deden. We hadden een eigen systeem, een opvolg-Excel en maandelijkse besprekingen van de subsidievoorstellen. We zijn dan ook begonnen met een jaar proeftijd maar eigenlijk werd al redelijk snel duidelijk dat Subsidiemanager toch wel goed werkt. Vooral dan in eerste instantie dat overzicht van de subsidieoproepen in de subsidiezoeker.
Ik moest meteen de eerste maand toegeven dat ik in Subsidiemanager meer oproepen en interessante ideeën vond dan ikzelf uit verschillende nieuwsbrieven of oproepen had opgesnord. Mettertijd steeg dan ook meer het inhoudelijk gebruik van het programma in de vorm van een opvolgsysteem voor de behandeling van de subsidies in de verschillende fases. En dat werkt toch wel beter dan eender welke Excel die ik zelf kon maken.
Hoe is de werking rond subsidies binnen jullie bestuur?
In het verleden coördineerde ik al heel veel subsidiedossiers. In eerste instantie heb ik dan vooral de eigen dossiers erin gestopt maar ook dossiers van andere collega’s. Wij werken met een maandelijks overzicht van subsidiekansen op ons dienstenoverleg. Zo worden er werkgroepjes gemaakt en geef ik de aanvraag van een subsidiedossier in. Dat wil daarom niet zeggen dat ikzelf die aanvraag doe maar we verdelen de taken een beetje binnen het groepje dat rond een bepaalde subsidieoproep gaat werken. We zorgen ook voor een opvolging door onze algemeen directeur een taak te geven omdat hij op de hoogte wordt gebracht als een dossier al dan niet wordt goedgekeurd. Onze financieel directeur zal ook altijd de financiële opvolging doen en bekijkt of subsidies al dan niet in schijven binnengekomen zijn. Hij krijgt dan ook telkens de taak van ontvangen subsidies toegewezen in elk dossier. Het is geen eenmanswerk meer zoals het daarvoor eigenlijk was maar toch worden de dossiers centraal beheerd door mij om het overzicht te bewaren.
Heb je een bepaald systeem om dossiers op te bouwen?
Wij koppelen de dossiers aan onze doelstellingen uit het meerjarenplan omdat de inhoudelijke rapportering of het schrijven van de teksten bij de jaarrekening tot mijn takenpakket behoort. Ik probeer daarbij informatie uit Subsidiemanager te recupereren. Daarnaast hebben we een soort van interne financiële controle op het binnenkomen van de centen van goedgekeurde subsidies door die taak die ik altijd toewijs aan de financieel directeur. Ten slotte hebben we een checklist gemaakt voor de herhaalde subsidieoproepen, zoals bijvoorbeeld de standaardpremie voor erfgoed. We vragen die elk jaar voor elke kerk in Hoegaarden aan. Het is belangrijk dat als je op een eenvormige duidelijke manier werkt dat er wat conclusies en terugkerende stappen in te ontdekken zijn. Zo merken we dat er aantal collega’s naar ons komen terwijl ik vroeger zelf de subsidiekansen aangaf met de vraag of we er iets mee gingen doen.
Ik vind het wel fijn dat collega’s en beleidsmakers nu zelf komen vragen of ik iets ‘in mijn winkel heb’ omdat ze een idee hebben. Ze willen rond iets werken dat niet voorzien is in het meerjarenplan en vragen dan of ze er subsidiegewijs toch middelen voor kunnen vinden.
Jij hebt er eigenlijk voor gezorgd dat die subsidiereflex aanwezig is bij de collega’s. Super om te horen! Heb je door het overzicht van de dossiers in Subsidiemanager een meerwaarde ontdekt?
In het begin dacht ik: ‘het is nogal wat werk om subsidiedossiers erin te steken’. Maar uiteindelijk, als je de info structureert dan valt de workload mee en is het zeker de moeite waard en zal je jouw tijdsinvestering er ook terug uithalen. In het begin hadden we ervoor gekozen om alleen nieuwe dossiers erin te steken, niet de lopende. Maar we hebben dan toch beslist om ook die dossiers waarvan niet alle kredieten ontvangen zijn of waar bepaalde uitvoeringsacties nog bezig zijn er ook in te steken. Zo kan ik vragen van collega’s rond budgetten, stromen of projecten makkelijk beantwoorden.
Wat mij vooral is opgevallen, is dat we veel tijd steken in kleine dossiers en niet in grote terwijl die laatste meer opbrengen. Binnen infrastructuur zitten er vaak mastodonten van dossiers en dat lijken eerder standaardaanvragen die planningen en ramingen nodig hebben. Werken aan fietspaden moeten voldoen aan voorwaarden en ik wil dat niet bagatelliseren maar inhoudelijk zijn dat geen creatieve of moeilijke dossiers. Bovendien gaat dat over grote bedragen. We hebben geleerd om te prioriteren. Kleine vernieuwende dossiers kunnen natuurlijk ook meerwaarde brengen dus we gooien ze zeker niet overboord. Dat hebben we geleerd op die korte tijd.
Klinkt heel goed dat je overzicht en inzicht hebt gekregen in meerdere dossiers. Nog een afsluitende vraag: heb je een ultieme tip om mee te geven aan collega’s van andere besturen?
Ik denk dan vooral aan beginnende besturen. Doe de moeite, steek die tijd erin, zoek uit hoe je dat kunt standaardiseren. Dat was voor mij het grootste struikelblok. Toen we begonnen kwam het walhalla van de coronasubsidies en ik geef echt toe door die er allemaal in te steken dat we toch mooi het overzicht hebben gehouden. De opvolging verloopt daardoor veel vlotter.
Om samen te vatten: doe de moeite, steek de dossiers in Subsidiemanager en het levert je meer op dan wat je er aan tijd hebt ingestoken om ze in te typen.
Dankjewel! Dat is heel fijn om te horen van iemand die er effectief mee aan de slag is gegaan. Bedankt voor het interview.
