Manage uw subsidies
Een recente analyse van de gemeentelijke meerjarenplannen 2020-2025 door ABB leert ons dat subsidies een belangrijke pijler zijn in de gemeentelijke financiering.[i] Een belangrijk deel van de (werkings)subsidies komt als het ware automatisch binnen via de hogere overheid. Maar belangrijke aanvullende subsidielijnen (bijvoorbeeld projectsubsidies) moeten door de lokale besturen zelf worden opgespoord en opgevolgd. Audit Vlaanderen haalt in de Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen[ii] aan dat het mislopen van inkomsten ingevolge subsidies een risico is dat een beheersmaatregel veronderstelt. Een lokaal bestuur moet volgens de leidraad weten op welke subsidies het recht heeft, zodat het deze subsidies tijdig kan aanvragen. Uiteraard moeten ook de vooropgestelde voorwaarden worden gevolgd en dient de correctheid van de ontvangen subsidiebedragen te worden gecontroleerd. Gemakkelijker gezegd dan gedaan.
Het opvolgen van de verschillende subsidielijnen is geen sinecure
Het opvolgen van mogelijke subsidielijnen is geen eenvoudige opgave. Subsidies kunnen immers verkregen worden van verschillende “subsidieverleners”, gaande van Europese subsidies over federale, gewestelijke tot provinciale subsidies. Daarnaast bestaan er ook “private subsidies”, te denken valt bijvoorbeeld aan het Fonds Léon Courtin-Marcelle Bouché dat het roerend cultureel erfgoed van Belgische kunstenaars van alle tijden ondersteunt en waarvoor het Gentse Autonoom Gemeentebedrijf Erfgoed/STAM in 2019 een subsidie ontving van € 23.616 euro voor de restauratie van de 18-eeuwse portretten van de laatste abdissen van de Gentse cisterciënzerabdijen Nieuwenbosch en Bijloke om ze een plaats te geven in het STAM Stadsmuseum Gent en ze zo toegankelijk te maken voor het grote publiek.
Al moet het niet zo exotisch zijn. Recent zagen heel wat subsidies het daglicht in volle coronacrisis. Een overzicht hiervan treft u aan op de website van het Agentschap Binnenlands Bestuur.[iii] Op het eerste gezicht een overzichtelijke lijst, doch het uit elkaar houden van de Compensatieregelingen voor Centra voor Dagverzorging, Centra voor Dagopvang en Woonzorgcentra en centra voorkortverblijf is een tijdsintensief werk.[iv]
Bij het zoeken naar subsidies via google of de websites van de Vlaamse Agentschappen zal u overigens geregeld vaststellen dat uw aanvankelijke vreugde voor het vinden van een subsidie snel plaats ruimt voor een teleurstelling omdat de intekentermijn voor die subsidie (lang) verstreken is. Kortom, subsidielijnen opvolgen is tijdsintensief en vergt een permanente alertheid van een bestuur. Geen wonder dat dit bij veel besturen niet op systematische en permanente wijze gebeurt. Het sop lijkt de kool niet waard.
Subsidiemanager, what’s in a name
Begin september lanceerden Uitgeverij Vanden Broele en IDEA Consult een online tool om subsidies te zoeken. De tool vervangt de publicatie “Gids voor overheidssubsidies”, de ruimste verzameling van subsidielijnen voor lokale besturen. Daar waar de Gids nog een statische verzameling van subsidiefiches was, is de nieuwe tool een innovatief en interactief product geworden dat u kan instellen op basis van de voorkeuren van uw bestuur. Hierdoor filtert het systeem de subsidies volgens uw voorkeur en geografische ligging. U bespaart veel tijd doordat subsidies die niet op u van toepassing zijn, simpelweg niet tot bij u komen en subsidies waarvan de deadline verstreken is automatisch gearchiveerd worden. Een team van specialisten bij IDEA Consult screent permanent de verschillende subsidielijnen voor lokale besturen en voegt de nieuwe subsidielijnen toe aan de tool.
Wanneer u dit wenst krijgt u een melding per mail (direct, of gebundeld per week of per maand, zoals u zelf verkiest) van de nieuwe subsidies. Bij de uitwerking van het product zijn we evenwel enkele stappen verder gegaan dan enkel het zoeken van subsidies. U kan immers vanuit een subsidiefiche (een overzichtelijke samenvatting van de belangrijkste inhoudelijke kenmerken van de subsidie) met één klik een subsidiedossier aanmaken, hier verantwoordelijke medewerkers voor aanstellen, taken toekennen aan medewerkers om het dossier op te volgen en relevante documenten toevoegen.
Omdat het systeem ongelimiteerd is in het aantal gebruikers kan u verschillende medewerkers van uw organisatie (bijvoorbeeld een medewerker van de technische dienst en een collega van de financiële dienst) toevoegen. Communicatie over de dossiers kan gebeuren via het prikbord in het dossier, zodat u (als u over de rechten beschikt om een dossier in te kijken) onmiddellijk de stand van zaken kan zien.
Geautomatiseerde rapportering
Aangezien over financiële risico’s gerapporteerd moet worden werd ook onmiddellijk een automatische rapportage toegevoegd aan de tool. U krijgt een overzicht van en inzicht in de lopende subsidiedossiers, de te ontvangen en reeds ontvangen bedragen, de medewerkers die in de verschillende dossiers actief zijn en de doorlooptijd van dossiers. U kan uw beleidsdoelstellingen koppelen aan uw subsidiedossiers en krijgt dan een overzicht van de subsidies per beleidsdoelstelling. Wilt u toch liever een eigen rapportage maken? Dat kan. U kan een Excel van de lopende dossiers exporteren en hier zelf mee aan de slag gaan.
Een oplossing van A tot Z voor uw subsidiedossiers
Met de Subsidiemanager bieden Uitgeverij Vanden Broele en IDEA Consult u een totaaloplossing aan van A tot Z voor de subsidiedossiers binnen uw bestuur. U kan de actuele subsidielijnen efficiënt opvolgen en zelf kiezen welke subsidies u wenst te zien op basis van afstemming op uw meerjarenplan of uw eigen functie. U kan subsidies doorsturen aan andere geïnteresseerden. U kan vanuit een subsidiefiche naar de bronteksten gaan en bijhorende documenten (bijvoorbeeld een opgelegd aanvraagformulier) onmiddellijk raadplegen in de tool. Met één klik maakt u een dossier aan binnen uw organisatie. Een projectmanagementsysteem zorgt ervoor dat u geen enkele deadline mist en te ontvangen bedragen eenvoudig kan opvolgen. De beschikbare informatie over uw dossier stroomt automatisch door in een grafisch aantrekkelijke rapportering. U kan een overzicht van de dossiers binnen uw bestuur bovendien met één klik exporteren en hier zelf mee aan de slag gaan.
Als u meer informatie wenst over subsidiebeheer, download dan zeker de whitepaper “Het rijke subsidielandscahp in al zijn facetten” (zie onder dit artikel). Wilt u zien hoe de tool precies werkt? Vraag een vrijblijvende demo aan (zie onder dit artikel).
[i] Zie voor meer info de whitepaper op de homepage van deze website.
[ii] Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen: https://www.auditvlaanderen.be/sites/default/files/atoms/files/20181219_Leidraad_organisatiebeheersing_LB%20(1).pdf
[iii] https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/financiering/overzicht-coronasubsidies-voor-lokale-besturen
[iv] Deze subsidies zijn overigens opgenomen in de lijst van het Agentschap Binnenlands Bestuur.
