Ontdek hoe Lille een subsidie voor bovenlokale sportinfrastructuur kreeg van bijna een miljoen euro
Eind 2021 vernam de gemeente Lille dat zij een subsidie van net geen miljoen euro krijgt van de Vlaamse overheid voor een nieuw bovenlokaal sportcomplex op de site Balsakker. Subsidiemanager ging virtueel langs bij Wim Bosschaerts, die dit project trekt en coördineert, en vroeg hem hoe Lille erin slaagde om deze subsidie succesvol aan te vragen.
Subsidiemanager: Hoe ging de bal aan het rollen om de subsidie voor bovenlokale sportinfrastructuur aan te vragen?
Wim Bosschaerts: We zijn er vrijwel onmiddellijk na de bestuurswissel in 2019 mee aan de slag gegaan. De coalitie van N-VA en Groen heeft als sterk punt naar voor geschoven dat ze opnieuw willen inzetten op zwembadinfrastructuur. Ons zwembad is namelijk al gesloten sinds 2013. Het ontbreken van zweminfrastructuur was voor veel inwoners een groot gemis. In 2019 zijn we de denkoefening gestart: wat willen we en hoe kunnen we dit betaalbaar realiseren. Een zwembad op zich is nooit rendabel. Als we de uitbating konden combineren met het sportcentrum werd het al een stuk haalbaarder. Ook de omliggende gemeentes waren op zoek naar zwemwater. Ook hier lagen dus kansen tot samenwerking om het geheel betaalbaar te maken.
Subsidiemanager: Hoe hebben jullie alle wensen in kaart gebracht?
Wim Bosschaerts: Door te praten met heel veel stakeholders. We hebben ook een bevraging gehouden bij een inwonerspanel van 400 personen. We vroegen waar er nood aan is en wat ze misten. Uit het speelweefselplan kwam naar voor dat er behoefte was aan een extra speelzones en een volwaardig skatepark. Er bleek ook behoefte aan buitensportinfrastructuur zoals beachvolleybalterreinen. Daarnaast was ook de atletiekpiste aan vernieuwing toe. De sportsite Balsakker bleek de beste locatie om dit te realiseren. Ook naar mobiliteit toe.
Subsidiemanager: Welke stappen heb je dan doorlopen om dit project tot stand te brengen?
Wim Bosschaerts: We hebben eerst gesprekken gevoerd met de buurgemeenten in het kader van medefinanciering. Op de gemeenteraad hebben we juridische ondersteuning gevraagd. We hebben al onze stakeholders waaronder personeel en verenigingen gevraagd wat zij vonden van het idee dat voorlag. Ook zijn we veel plaatsbezoeken gaan doen en hebben we werkgroepen opgericht. Voor het zwembad zijn bijvoorbeeld ook scholen, zwemverenigingen en Jan Modaal aangesproken. Iedereen heeft een andere visie over een zwembad. Het dossier is in verschillende deeldossiers opgesplitst. Er kwam heel wat voorbereiding aan te pas voor we aan een definitief verhaal kwamen.
Uiteindelijk kwamen we tot een bestek dat algemeen gedragen was. Daarna werd het bestek uitgeschreven. We hebben een concurrentiedialoog uitgeschreven omdat de knowhow veelal bij de private markt zit. We somden onze minimale eisen op en voegden die samen met de ideeën en voorstellen van de privépartners. Na een lang voorbereidingstraject zijn er 3 potentiële partners naar voor gekomen. Daarna hebben we nog eens teruggekoppeld naar de gebruikers en omgekeerd. Verder volgden er opnieuw heel wat plaatsbezoeken. Tot slot kwam dan het definitieve bestek op de markt om inschrijvingen te krijgen. Vanaf hier begint het subsidieverhaal met het Decreet bovenlokale sportinfrastructuur. We hebben ons hierbij laten bijstaan door IDEA Consult.
De private partners mochten een laatste keer hun idee komen voorstellen. De werkgroep gaf hierop zijn mening om finaal aan te passen. David Nassen van IDEA Consult was hier ook bij aanwezig. Dat is vrij belangrijk in functie van het subsidieverhaal.
In augustus 2021 is de opdracht gegund aan Sportoase waarbij duidelijk gesteld werd dat alles wat met indoor te maken heeft een DBFMO-verhaal is en alles wat met outdoor infrastructuur te maken heeft een DB-verhaal is. Sportoase gaat alles ontwikkelen en bouwen. Daar zijn we vandaag mee bezig. De omgevingsvergunning is aangevraagd en het onderzoek is lopende. Ondertussen kregen we eind december 2021 te horen dat we subsidies zullen krijgen binnen het kader van het Decreet bovenlokale sportinfrastructuur. We hopen op 1 augustus 2022 van start te kunnen gaan met de werkzaamheden, die zo’n twee jaar zullen duren. De praktijk zal uitwijzen of dit een realistische timing is.
Subsidiemanager: Hoe kwam je erbij om de subsidie aan te vragen?
Wim Bosschaerts: Ik ben eigenlijk zelf aan de slag gegaan. Ik heb een jaar geleden opleidingssessies gevolgd van ISB (nu Netwerk Lokaal Sportbeleid), maar toen was het dossier nog niet rijp genoeg. Doordat het later intergemeentelijk werd aangepakt, moest de scope van het project worden uitgebreid. Dan zijn we via Subsidiemanager van Vanden Broele bij IDEA Consult terechtgekomen. We hebben samen met hen de mogelijkheden bekeken. David Nassen was geen onbekende naam voor mij. We wisten meteen dat we elkaar gingen versterken. Er werd een stappenplan opgemaakt en er zijn concrete afspraken gemaakt. Er zijn gesprekken gevolgd met verschillende sportfederaties (van volleybal, triatlon, atletiek en zwemmen) om te horen of we elkaar konden ondersteunen. Opnieuw zijn er werkgroepen opgericht zodat zij stukken van het dossier konden nalezen. Daarnaast hebben we nog bijkomende gesprekken gevoerd met onze buurgemeenten. Zo zijn we tot een samenwerkingsovereenkomst gekomen met onze buurgemeente Kasterlee. Zij zullen ook hoofdgebruiker worden van de infrastructuur en zullen in ruil tegemoetkomen in de kostprijs. Er werden strakke deadlines gehanteerd om het subsidiedossier af te krijgen en in te dienen. Daarna was het afwachten of we subsidie gingen krijgen en zo ja, voor welk bedrag dat ging zijn. Ik ben blij dat het goedgekeurde bedrag nagenoeg het maximaal haalbare bedrag was. De subsidie is zeer welgekomen voor de infrastructuur die wij voor ogen hebben.
Subsidiemanager: Kan je inschatten wat de personeelsinzet was om dit dossier te bewerkstelligen?
Wim Bosschaerts: Het is heel moeilijk in te schatten, maar ik heb heel veel alleen gedaan. We hebben ons daar een stuk naar georganiseerd. Ik heb niet de pretentie om te zeggen dat ik het helemaal alleen heb gedaan. Infoverzameling en de gesprekken met gebruikers hebben we vaak met twee gedaan, de schepen en ik. Als er zaken waren die voor ons niet voorhanden of raadpleegbaar waren dan hebben wij uiteraard wel collega’s ingeschakeld, denk maar aan een technische dienst of een dienst stedenbouw. Onze stedenbouwkundig ambtenaar werd betrokken, maar ook de financiële dienst om na te gaan of het financieel haalbaar was. De milieudienst kwam er aan te pas voor de milieuvergunning, de ingenieur, de stuurgroep, de juridische ondersteuning, noem maar op. Ik heb er heel veel in gecoördineerd. Ik heb het als een meerwaarde ervaren om steeds betrokken te zijn bij de verschillende aspecten, zodat ik het overzicht over het hele project kon behouden. Qua FTE’s is het moeilijk om er een getal op te plakken. Het is vooral het helikopterzicht dat je te allen tijde moet bewaren omdat er zoveel deeldossiers zijn. Je moet de linken kunnen leggen tussen de verschillende onderdelen. Dat projectmanagement deed ik op basis van een Excel. In Subsidiemanager heb ik de belangrijkste mijlpalen toegevoegd waardoor ik herinneringen kreeg. Dat was toch ook wel een meerwaarde. In het begin was de opvolging vrij intensief maar nu ebt dat weer wat weg.
Subsidiemanager: Wat was de tijdsbesteding om het dossier te schrijven?
Wim Bosschaerts: David Nassen had een strak schema opgemaakt waardoor het schrijven inpasbaar was in mijn agenda. Eenmaal de deadlines er zijn en je houdt je eraan dan kan je heel ver geraken. Er werden in totaal 15 dagen uitgetrokken voor IDEA Consult over een termijn van 5 maanden. Mijn dagen zitten hier nog niet in. Bijvoorbeeld ook het aanleveren, opzoeken en nalezen van teksten zit hier niet in. Wat zit er wel in: desk research van David, vier werkgroepmomenten, algemene projectcoördinatie, checken en bundelen van info, gesprekken en eindredactie. Je hebt die termijn van 5 maanden wél nodig om er te geraken. Een belangrijk gegeven is dat ik heel snel info kon bezorgen wanneer het mij gevraagd werd, net omdat ik het helikopterzicht had. Alles hangt eigenlijk naadloos aan elkaar. Trek je daar één kaart uit dan valt het kaartenhuisje in elkaar.
Subsidiemanager: Wat is het totaalbudget van het hele project en hoeveel daarvan is gesubsidieerd?
Wim Bosschaerts: Ik kan jullie meedelen dat de projectkost in totaal 3 miljoen euro inclusief btw bedraagt voor buitenaanleg (financiering door gemeente) en 10,5 miljoen euro exclusief btw voor het zwembad (3,5 miljoen euro financiering door gemeenten en saldo van 7 miljoen euro financiering door PPS Sportoase Lille). Er werd 985.625 euro aan subsidies toegekend voor de realisatie van het zwembad en het buitensportcentrum.
Subsidiemanager: Bedankt voor het interview. We hopen dat dit een inspiratiebron kan zijn voor andere lokale besturen. Wij wensen jullie nogmaals proficiat met dit mooi project!
