Product update Subsidiemanager november 2020

Een recente analyse van de gemeentelijke meerjarenplannen 2020-2025 door ABB leert ons dat subsidies een belangrijke pijler zijn in de gemeentelijke financiering. Maar belangrijke aanvullende subsidielijnen (bijvoorbeeld projectsubsidies) moeten door de lokale besturen zelf worden opgespoord en opgevolgd. Makkelijker gezegd dan gedaan. Alhoewel…

Enter Subsidiemanager! What’s in a name.

Begin september lanceerden Uitgeverij Vanden Broele en IDEA Consult een online tool om subsidies te zoeken. Subsidiemanager is een dynamische en interactieve tool om vlot subsidies te vinden en beheren. Al heel wat tevreden besturen gingen er mee aan de slag.

De 4 hoofdfunctionaliteiten helpen u op weg in het subsidielandschap:

• De subsidiezoeker – Een continu bijgewerkte lijst van subsidiefiches waarin u relevante subsidies kan zoeken.
• De dossiers – Efficiënt beheer en opvolging van subsidies binnen uw bestuur.
• De kennisbank – Trends, nieuwtjes, artikelen en cases met betrekking tot subsidies.
• Rapportage – Een geautomatiseerde rapportage over de subsidies in uw bestuur.

U kan Subsidiemanager instellen op basis van de voorkeuren van uw bestuur. Hierdoor filtert het systeem de subsidies volgens uw voorkeur en geografische ligging. U bespaart veel tijd doordat subsidies die niet op u van toepassing zijn, simpelweg niet tot bij u komen en subsidies waarvan de deadline verstreken is automatisch gearchiveerd worden.

Nieuwe functionaliteiten in Subsidiemanager.

In september stond onze subsidiezoeker al live maar wij hebben nog meer goed nieuws! Er staan nieuwe functionaliteiten online om u nog beter te ondersteunen in uw subsidiebeheer:

• Nieuwe subsidies aangegeven door automatisch meldingssysteem of tag

Wanneer u dit wenst krijgt u een melding per mail (direct, of gebundeld per week of per maand, zoals u zelf verkiest) van de nieuwe subsidies. Ook kan u nieuwe subsidies makkelijk herkennen aan de groene tag 'nieuw'. 

• Opvolging eigen dossiers

Bij de uitwerking van het product zijn we evenwel enkele stappen verder gegaan dan enkel het zoeken van subsidies. U kan immers vanuit een subsidiefiche (een overzichtelijke samenvatting van de belangrijkste inhoudelijke kenmerken van de subsidie) met één klik een subsidiedossier aanmaken, hier verantwoordelijke medewerkers voor aanstellen, taken toekennen aan medewerkers om het dossier op te volgen en relevante documenten toevoegen.

• Vlotte communicatie tussen verschillende diensten

Omdat het systeem ongelimiteerd is in het aantal gebruikers kan u verschillende medewerkers van uw organisatie (bijvoorbeeld een medewerker van de technische dienst en een collega van de financiële dienst) toevoegen. Communicatie over de dossiers kan gebeuren via het prikbord in het dossier, zodat u (als u over de rechten beschikt om een dossier in te kijken) onmiddellijk de stand van zaken kan zien.

• Uw taken in een handige tijdlijn

In één oogopslag kan u verlopen en aankomende taken gekoppeld aan verschillende dossiers zien in een kalenderview (Gantt chart). De kleurtjes tonen aan of een deadline verstreken is, er snel aankomt, voltooid is of verder in de toekomst ligt. Verkiest u eerder een lijst van uw dossiers geflankeerd door andere specificaties die u zelf kan kiezen? Ook dat kan. U wisselt makkelijk tussen lijstview en kalenderview. 

 

• Geautomatiseerde rapportage 

Aangezien over financiële risico’s gerapporteerd moet worden krijgt u een overzicht van en inzicht in de lopende subsidiedossiers, de te ontvangen en reeds ontvangen bedragen, de medewerkers die in de verschillende dossiers actief zijn en de doorlooptijd van dossiers. U kan uw beleidsdoelstellingen koppelen aan uw subsidiedossiers en krijgt dan een overzicht van de subsidies per beleidsdoelstelling. Wilt u toch liever een eigen rapportage maken? Dat kan. U kan een Excel van de lopende dossiers exporteren en hier zelf mee aan de slag gaan.

Een oplossing van A tot Z voor uw subsidiedossiers.

Met de Subsidiemanager bieden Uitgeverij Vanden Broele en IDEA Consult u een totaaloplossing aan van A tot Z voor de subsidiedossiers binnen uw bestuur. U kan de actuele subsidielijnen efficiënt opvolgen en zelf kiezen welke subsidies u wenst te zien op basis van afstemming op uw meerjarenplan of uw eigen functie.

Wacht niet langer om te starten met Subsidiemanager en vraag uw vrijblijvende demo in de live omgeving aan. Stel dit niet uit tot volgend jaar want hoe sneller u aan de slag gaat met Subsidiemanager, hoe meer winst u behaalt. Onmiddellijke opstart en recente subsidies gegarandeerd.