Subsidiemanager in Eeklo: De sleutel tot een overzichtelijk subsidiebeheer

Collega Valerie De Groodt interviewde Katty Van de Voorde, beleidsadviseur bij Stad Eeklo, over het gebruik van Subsidiemanager. Ontdek in dit gesprek hoe Katty Subsidiemanager gebruikt om meer subsidies te detecteren en het subsidieproces te verbeteren. 

 

Katty: Als beleidsadviseur bij Stad Eeklo ben ik vooral bezig met alles wat te maken heeft met de strategische kant van meerjarenplanning, projectmanagement, maar heb ik ook wel de regierol inzake participatie en subsidieopvolging.

Valerie: Jullie werken intussen al een hele tijd met Subsidiemanager, kan jij kort eens vertellen wat jullie heeft doen beslissen om daarmee aan de slag te gaan?

Katty: Het is zo dat het ons een aantal jaar geleden opviel dat we enerzijds overstelpt werden door allerlei nieuwsbrieven van verschillende kanten met een opsomming of mededeling van subsidies hier en daar. Veel zaken zie je terugkeren, andere dingen mankeren dan weer. En daarnaast merkten we intern dat we af en toe een subsidiebedrag ontvingen van een of andere subsidiënt zonder veel mededeling en dat we dan inhouse op zoek moesten van waar dat geld eigenlijk komt, bij welk dossier dat hoort, of alles uitbetaald is, … Dus we konden dat ook niet altijd goed traceren.

Valerie: En dat is nu voor een stukje opgelost door met Subsidiemanager te werken?

Katty: Dat is voor een groot stuk toch wel opgelost. Dat was ook een groot deel van onze bedoeling met Subsidiemanager.

Valerie: Kan je vertellen hoe jullie aan de slag zijn gegaan met de tool? Als ik me niet vergis, zitten er veel van jullie medewerkers in Subsidiemanager. Het is niet beperkt tot maar een aantal mensen?

Katty: Nee, bij ons zijn er eigenlijk zo'n 60 à 70 collega's die kunnen inloggen op Subsidiemanager. Dat is ook het voordeel van de tool, dat je niet met een licentiebarrière werkt, dat de kostprijs niet wordt opgedreven vanaf een bepaald aantal gebruikers. Het is zo dat iedereen toegang kan hebben. We vonden het ook wel belangrijk dat iedereen die bezig is met een subsidiedossier, is het nu financieel of inhoudelijk, kan inloggen en oproepen kan zien of het dossier kan volgen.

Valerie: Maandagochtend is voor jou een moment dat je altijd met Subsidiemanager bezig bent, geloof ik. Hoe ga jij op maandag aan de slag?

Katty: Ja, dat klopt. Ik heb het zo ingesteld dat ik elke week een overzicht krijg van alle nieuwe subsidies die aan Subsidiemanager zijn toegevoegd. De ene week gaat dat over vijf subsidies, de andere week zijn dat er dertien.

Dan overloop ik die kort, die nieuwe subsidies, om te kijken of er iets in zit voor ons en dan bezorg ik die vanuit Subsidiemanager rechtstreeks aan de betrokken dienst of mogelijke projectverantwoordelijken zodat zij dat kunnen bekijken.

Valerie: Als ze dan inderdaad oordelen dat het interessant is en dat ze ermee aan de slag willen, dan gaan ze effectief in de tool werken. Zou jij misschien eens kunnen tonen hoe jullie daarmee aan de slag gaan?

Katty: Ja, ik zal een voorbeeldje geven. Het is zo dat wij ervoor gekozen hebben om alle subsidies in Subsidiemanager te steken. Dus niet alleen de projectsubsidies, maar ook structurele subsidies of subsidies die binnenkomen zonder dat je er eigenlijk een specifieke aanvraag voor moet doen.

Valerie: En waarom maken jullie die keuze?

Katty: Om op die manier volledig zicht te krijgen op wat we eigenlijk allemaal binnenkrijgen van diverse overheden of andere instanties. Vaak worden die in schijven uitbetaald. En ook daar wil je zicht op krijgen: hebben we alles binnengekregen dat ons is beloofd? Zit alles op de goede plaats in de boekhouding? Zijn er geen zaken die achterblijven?

Dit is hier een voorbeeld van zo'n subsidie waar je niet zoveel moeite moet voor doen en ook geen groot aanvraagdossier voor moet invullen. Dat is de subsidie die je als gemeente krijgt voor de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne. Ik vraag aan de collega's dat zij een dossier starten vanuit de subsidiezoeker. Omdat het heel handig is dat je direct de volledige beschrijving van de subsidie hebt. Zo moet je zelf geen extra zaken invullen. Collega's hangen daar ook bijlagen aan. Bijvoorbeeld brieven die je binnenkrijgt of het ingevulde formulier. En dan is het zo dat we de collega's een beetje vrij laten.

Het minimum dat wij vragen om in de tool te steken is het bedrag dat wordt toegekend. En dan is het zo dat ze vanuit de boekhouding bij ons invullen wat er effectief is uitbetaald. Dus in dit geval voor Oekraïne is het zo dat er heel summier wordt gewerkt. Bij de toekenningen wordt er ingestoken wat we vorig jaar mochten verwachten aan subsidies. En bij verrichtingen is het zo dat de boekhouding dit invult. En dan zie je dat de eerste schijf is ingegeven. Zo zie je hoeveel procent we hebben ontvangen.

En dan kan je daar na een tijdje zien hoe het komt dat we daar nog niet op 100% zitten. Is dat gevolg van het feit dat het nog niet binnen is? Van het feit dat de boekhouding het nog niet heeft ingevoerd? Of dat we misschien zelf een stap moeten zetten om een laatste schijf uitbetaald te krijgen en dat dat nog niet is gebeurd? Dan moeten we een collega kunnen wakker schudden en vragen om eens na te kijken via brief of formulier of de laatste schijf nog aangevraagd moeten worden. Want ook op die manier hebben wij al zaken gedetecteerd dat er zo even nog een paar honderdduizend euro niet was uitbetaald. Toen bleek plots dat we er eigenlijk wel een stap moesten voor zetten. En dan komt dat toch nog goed. Maar op die manier kan je dat wel detecteren.

Valerie: Katty, je hebt ook al een paar keer ‘de boekhouding’ vermeld. Dat is denk ik ook één van jullie interne afspraken, dat bepaalde zaken enkel door de mensen van de boekhouding wordt gedaan.

Katty: Ja, daar hebben we voor gekozen dat we het ingeven van de verrichtingen, dus van de echte uitbetaling van de subsidie, dat we dat niet overlaten aan de ‘inhoudelijke’ collega. Omdat dat soms een voorafname kan zijn. Denken dat je iets gaat binnenkrijgen waardoor je het al ingeeft, geeft een vertekend beeld. Dus het is enkel op het moment dat het effectief verwerkt wordt door de boekhouding, dat het binnenkomt, dat het gestort is, dat het door hen wordt ingegeven. Op die manier hebben we daar echt een controle op.

Bij een kleinere subsidie vanuit de provincie Oost-Vlaanderen rond een educatief aanbod voor lokaal mondiaal beleid hebben we dan weer alles heel gedetailleerd ingevuld: van toekenning, tot uitbetaalde subsidie, tot uitgaven. 

Niet iedereen doet dat, we laten de collega's daar vrij in, maar in dit geval is dat echt wel heel gedetailleerd, met bijvoorbeeld hele kleine uitgaven. Je ziet ook dat op dat dossier iets meer is uitgegeven dan de subsidie die we hebben gekregen.

Valerie: Zijn er wel afspraken over wat er minimaal moet worden ingegeven?

Katty: Ja, minimaal is eigenlijk: wat houdt de subsidie in? Wat is het toegekend bedrag? En wat is dan effectief de uitbetaling die er tegenover staat? Dat is het minimum, zodat dat we daarop echt wel kunnen checken of alles effectief is uitbetaald.

Maar wat collega's daar nog meer mee doen, daar zijn ze eigenlijk vrij in. We gaan niet vragen dat iedereen het zo gedetailleerd doet. Dat laten we aan hen over.

Valerie: Ik denk dat je al heel veel dingen met Subsidiemanager hebt gedaan. Maar er zijn nog dingen die je wil gaan doen met Subsidiemanager. Kan je daarover iets vertellen?

Katty: Ja, het is zo dat we ook wel eens gaan kijken bij andere collega's in de buurt hoe zij met subsidies omgaan. En dan staat het soms ook wat los van Subsidiemanager en gaat het ook over het proces, over het beslissen of we gaan intekenen op een bepaalde subsidieoproep. Hoe gaan we daarmee om? Wie maakt die beslissing? Als ik bijvoorbeeld op maandagochtend de subsidieoproepen doorstuur naar een collega, is dat op dit moment eerder nog een beetje vrijblijvend. Sommigen gaan erop reageren. Bij sommigen gaan we samenzitten om te kijken wat de mogelijkheden zijn. Anderen gaan dat misschien naast zich neerleggen.

In Maldegem bijvoorbeeld hebben ze een volledig proces uitgetekend waarbij een subsidieoproep eerst richting het managementteam gaat. (Maldegem doet hun werking uit de doeken op ons gratis webinar van 12 september, schrijf u hier in). Als het managementteam zegt dat ze daar op inzetten is het niet aan de collega om dan nog te zeggen dat het niet lukt of past. En dat wil ik eigenlijk ook nog uittekenen de komende maanden zodat interessante oproepen zeker opgevolgd worden, dat het minder vrijblijvend wordt.

We willen ook wel meer inzetten op rapporteren vanuit Subsidiemanager. Daar zijn goede manieren voor. Daar zijn al eerder webinars over geweest. Rapporten waarmee we om de zoveel maanden richting managementteam of schepencollege kunnen tonen hoeveel subsidiedossiers er lopen, hoeveel er is binnen gekomen, hoeveel er nog moet binnen komen. Zodanig dat zij ook wel kunnen zien dat dat toch wel over heel veel geld gaat.

Valerie: Er zijn al heel wat stappen gezet. Katty, bedankt voor jouw getuigenis.

*(om privacy redenen zijn gedetailleerde financiële cijfers niet zichtbaar in screenshots)