Subsidies inbedden in jouw organisatie

Een vraag die ik als subsidie-adviseur vaak krijg is: "Anneleen, hoe zorg ik ervoor dat een subsidiewerking goed ingebed is in mijn organisatie?"
Met andere woorden, hoe gaan we van een zeer reactieve subsidiewerking (toevallig een oproep opmerken en dan last minute hierop reageren) naar een proactieve subsidiewerking (systematisch screenen, goed afwegen of we al dan niet moeten aanvragen)? Hoewel er door de specificiteit van elke organisatie geen pasklaar antwoord is op deze vraag, zijn er toch een aantal elementen die je op weg kunnen helpen.

Staan de neuzen in dezelfde richting?

Hoewel je misschien denkt dat het voor iedereen helder is wat je met je subsidiewerking wenst te bereiken, is het toch goed om dit nog even af te toetsen en mogelijks zelf interessant om een subsidie-strategie uit te werken.

Deze strategie kan antwoorden geven op vragen zoals:

• Wat is de doelstelling van het subsidiebeleid? Bekijk subsidies hierbij liefst ruimer dan een doel op zich. Subsidies zijn een mooi middel om de ambities van je organisatie te vergroten, om kennis en expertise te kunnen integreren in je werking, om nieuwe projecten kansen te geven, om ervaringen van andere partners te leren kennen, …
• Wat zijn de prioriteiten voor subsidies? Welke thema’s? Welke projecten? En hoe hou je deze lijst actueel in de loop van de tijd?
• Op welke subsidiegever (organisaties/niveau) wil je je vooral richten? Vlaams, Federaal, Europees, privaat?
• Hoe verhouden de (project) subsidies zich ten opzichte van andere middelen van de organisatie?
• Op welke wijze ga je goedgekeurde projecten opvolgen? Want vergeet niet dat het echte werk pas start na goedkeuring (projectuitvoering, inhoudelijke en financiële rapportering, overleggen met partners, stakeholders,,…)
• Hoe organiseer je je intern op subsidies (aanvraag en uitvoering). Welke tools en competenties zijn nodig?

Strategie opgemaakt? Zorg dan dat deze ook in je organisatie gekend is. Net zoals de (mogelijks in tijd variërende) prioriteiten en focus projecten. 

Subsidies zijn geen een-mans show

Subsidies is een transversaal thema, dit betekent dat een cruciaal element de betrokkenheid van en draagvlak binnen de verschillende diensten en personen is. Een verantwoordelijke is belangrijk, maar 1 persoon kan het subsidiebeleid niet alleen realiseren. Organisatiebrede uitrol is dus belangrijk.

Hoe heb je een draagvlak voor andere transversale thema’s (duurzame aankopen, SDG, veiligheid en preventie,…) in je organisatie bereikt? Misschien kan dit ook voor subsidies werken.

Enkele tips:

• Bouw verder op aanwezige interesse, betrek de personen die interesse hebben in subsidies/projectwerking/nieuwe projecten/… als eerste.
• Benoem een verantwoordelijke maar laat deze persoon niet alleen werken. Benoem de rol en verantwoordelijkheid van verschillende betrokkenen zodat het duidelijk is dat dit een onderdeel van hun werkpakket is en ze hier dus tijd aan mogen besteden.
• Bekijk welke structuur het beste in jouw organisatie past: een dienstoverschrijdende werkgroep, structureel integreren in regelmatig terug kerende overleggen (cfr. management overleg, dienstoverleg,…), …
• Soms is klein beginnen beter dan niet beginnen. Begin bv. met een klein werkgroepje op een heel concreet project zodat je een succes ervaring kan boeken.

De juiste persoon op de juiste plaats

Subsidiewerking is een proces op organisatie- en op projectniveau. Binnen dit proces zijn verschillende rollen te bepalen. Niet iedereen doet elke rol even graag en/of heeft hier tijd voor binnen het takenpakket. Kijk dus wie welke rol graag opneemt en hier de competenties voor heeft. Maak ook duidelijk aan de medewerkers dat je niet perse alles van A tot Z hoeft te doen.

Enkele voorbeelden van mogelijke rollen: 

Op organisatie niveau

• Opvolgen van prioriteiten en spotten van oproepen
• Projecten koppelen aan oproepen
• Netwerking

Op project niveau

• Matchen van projectidee aan oproep
• Projectaanvraag opmaken:
  • Coördineren van aanvraag proces
  • Schrijven van aanvraag
  • Expertise / inhoudelijke kennis aanleveren
  • Review van teksten
• Projectuitvoering
  • Project activiteiten uitvoeren
  • Projectmanagement
  • Administratieve opvolging (bv. financiële rapportering)
  • Communicatie

 

Met de juiste tools gaat alles makkelijker

Hoewel elk subsidie dossier anders is, zijn er toch een aantal tools die een subsidiewerking kunnen vergemakkelijken in de organisatie. Denk hierbij aan:

• Procesflows: van eerste projectidee tot aangevraagde subsidie; opstart van een project na goedkeuring, interne opvolging,…
• Templates zoals: go/no go beslissing, one-pager, projectfiche (inhoudelijk en financieel), tijdslijn voor projectaanvraag, tijdslijnen voor uitvoering,….
• Subsidiemanager voor het zoeken van subsidies, aanvraagproces en het opvolgen van goedgekeurde dossiers
• Bundel ergens voorbeelden van vorige subsidiedossiers en/of onderdelen, bv. administratieve informatie, informatie over je organisatie,…

Dit zijn enkele tips en trics om een subsidiewerking op te zetten. Heb je graag ondersteuning hierbij? Wil je graag met iemand van gedachten wisselen over hoe dit in jouw organisatie zou kunnen? De subsidie-adviseurs van IDEA Consult kunnen je hierbij helpen. Stuur ons gerust een mailtje: subsidies@ideaconsult.be.

Onthoud vooral dat de weg naar een mature subsidie-organisatie een groeitraject is. Dit gaat soms met kleine en soms met grote stappen, met vallen en opstaan,… Vergeet daarom niet de succes-ervaringen te benoemen en hierop verder te bouwen.

Veel succes!