Succesvolle subsidieaanvraag en projectbeheer: project Charles-Pil
De redactie van Subsidiemanager had het genoegen om te spreken met Wouter Dhaeze, cultuurfunctionaris, conservator RAM en stadsarcheoloog, verbonden aan het lokaal bestuur Oudenburg, en collega Joke Meerkens, coördinator van de intergemeentelijke onroerenderfgoeddienst Polderrand. Ze delen hun ervaring met het binnenhalen van een subsidie voor bovenlokale cultuurprojecten en een provinciale subsidie voor de ontsluiting van erfgoed en lichten toe hoe Subsidiemanager hierbij een sleutelrol speelde.
Voor welke project hebben jullie een subsidie aangevraagd?
In 2024 zullen we herdenken dat Charles Pil 75 jaar geleden overleed. Op initiatief van stad Oudenburg en IOED Polderrand, in samenwerking met verschillende West-Vlaamse steden en gemeenten, wordt een uniek project uitgewerkt op om deze bouwmeester te eren. We werken hiervoor samen met bovengemeentelijke cultuur- en erfgoedsamenwerkingsverbanden, heem- en gidsenkringen en onderwijsinstellingen.
Voor de inwoners, jong en oud, van de betrokken gemeentes en steden, maar ook voor geïnteresseerden van buitenaf, voorziet het project in 2024 een rondreizende pop-uptentoonstelling met kaart- en beeldmateriaal en bijhorende fototentoonstelling, een publicatie, gegidste fiets- of wandeltochten, content voor de Erfgoedapp en kinderactiviteiten.
Op welke manier kwamen jullie in aanraking met Subsidiemanager?
We leerden de tool voor het eerst kennen door de opleiding Subsidiemanager die intern bij ons door de stad werd aangeboden.
Waarom de keuze voor de tool om dit project te beheren?
Voorheen hadden we geen specifieke tool om subsidiemiddelen te beheren. De keuze voor Subsidiemanager kwam voort uit de behoefte aan een georganiseerde aanpak en de wens om de tool en haar mogelijkheden in de praktijk te testen en evalueren.
Hoe hebben jullie Subsidiemanager in het Charles-Pil verhaal gebruikt? Wat was de grote meerwaarde van de tool?
Hoewel het project pas in 2024 van start gaat, helpt Subsidiemanager nu al om het overzicht te behouden. Met verschillende subsidiekanalen is het handig om alle informatie binnen handbereik te hebben.
De meldingen en mailberichten met nieuwe subsidies vallen veel gemakkelijker op. Je ontdekt als het ware steeds nieuwe subsidiekanalen.
Het systeem is transparant, wat de uitwisseling van informatie vereenvoudigt, vooral in geval van uitval. We konden met twee collega’s vlot samenwerken in de tool. Meerdere mensen konden de status van ons project opvolgen. Opvolging door een derde wordt op deze manier ook steeds gegarandeerd.
Hoe zou je de tool voor een volgend project anders gebruiken?
Bij een volgend project zou Subsidiemanager vanaf het begin worden ingezet om mogelijke subsidies op te sporen en rekening te houden met termijnen, deadlines en voorwaarden.
Welk advies hebben jullie voor collega-lokale besturen?
Neem de tijd om de verschillende functies te leren kennen en gebruik ze! Dit vereenvoudigt de verantwoording van kosten en de evaluatie van het project.
